Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto je prevádzkovateľom vašich údajov

Prevádzkovateľom je Special Software Development SRL, daňové identifikačné číslo 39594308, zapísaný v obchodnom registri pod č. J40/9725/2018, so sídlom: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Korešpondenčná adresa: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

V prípade akejkoľvek otázky alebo žiadosti týkajúcej sa osobných údajov nám napíšte na adresu [email protected]. Prevádzkovateľ v súčasnosti nemenoval zodpovednú osobu (DPO); žiadosti vybavujeme na tej istej adrese.

2. Aké údaje spracúvame

Spracúvame iba údaje, ktoré potrebujeme na účely uvedené nižšie:

• údaje o účte: meno, e-mailová adresa, telefón, spoločnosť, adresa, heslo (uložené iba vo forme hashu) a nastavenia účtu;
• fakturačné a platobné údaje: fakturačné údaje, história predplatného a platieb. Údaje o karte zadávate priamo u spracovateľa platieb a my ich neukladáme;
• údaje o používaní a technické údaje: IP adresa, typ prehliadača a zariadenia, navštívené stránky, dátum a čas prístupu, záznamy o autentifikácii a bezpečnosti;
• komunikácia: správy odoslané cez kontaktný formulár, chat, tikety podpory a konverzácie s virtuálnym asistentom;
• marketingové údaje: odber newslettera, preferencie komunikácie, zdroj odporúčania (affiliate program) a udelené súhlasy;
• údaje z verejných zdrojov o spoločnostiach a ich kontaktných osobách, používané na B2B oslovovanie (pozri časť 9).

3. Prečo údaje spracúvame a na akom právnom základe

• poskytovanie Služby, vytvorenie a správa vášho účtu, technická podpora – plnenie zmluvy (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR);
• fakturácia, účtovníctvo, daňové povinnosti a odpovede orgánom – plnenie zákonnej povinnosti (článok 6 ods. 1 písm. c));
• bezpečnosť Služby, predchádzanie podvodom a zneužitiu, záznamy o prístupe – oprávnený záujem (článok 6 ods. 1 písm. f));
• newsletter, obchodná komunikácia fyzickým osobám, cookies a analytické a reklamné technológie – súhlas (článok 6 ods. 1 písm. a)), ktorý môžete kedykoľvek odvolať;
• obchodná komunikácia so spoločnosťami a B2B oslovovanie, zlepšovanie produktu – oprávnený záujem (článok 6 ods. 1 písm. f)), s výhradou vášho práva namietať;
• obrana právnych nárokov – oprávnený záujem.

4. Cookies a podobné technológie

Používame striktne nevyhnutné cookies (jazyk, trh, relácia, plán vybraný pri platbe), ktoré nevyžadujú súhlas. Preferenčné, analytické a marketingové cookies sa zapnú až po udelení súhlasu v cookie lište. Svoj výber môžete kedykoľvek zmeniť alebo odvolať cez odkaz „Nastavenia cookies“ v pätičke stránky. Úplný zoznam s názvami, účelom a dobou uchovávania nájdete v Zásadách používania cookies.

5. Komu údaje poskytujeme (príjemcovia)

K údajom majú prístup iba zamestnanci, ktorí ich potrebujú, a poskytovatelia, ktorí ich spracúvajú v našom mene na základe zmluvy (sprostredkovatelia). Kategórie poskytovateľov:

• hosting a infraštruktúra: Hetzner (Európska únia); distribučná sieť a ochrana: Cloudflare;
• spracovanie platieb: Stripe, Netopia;
• transakčné e-maily, SMS a upozornenia: poskytovatelia e-mailových a SMS služieb;
• analytika a reklama (iba s vaším súhlasom): Google, Meta, OpenAI;
• funkcie umelej inteligencie: poskytovatelia modelov (napríklad Anthropic, OpenAI) – pozri časť 11;
• online stretnutia v aplikácii na rezervácie: Daily.co alebo Jitsi;
• orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon (napríklad daňový orgán v súvislosti s elektronickou fakturáciou).
• Aktuálny zoznam poskytovateľov a ich úlohu vám na požiadanie zašleme; napíšte na [email protected].

6. Prenosy mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Niektorí poskytovatelia (napríklad Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) môžu spracúvať údaje mimo EHP, najmä v Spojených štátoch amerických. Údaje prenášame iba na základe záruk podľa GDPR: rozhodnutia o primeranosti (vrátane rámca EÚ – USA pre ochranu údajov (Data Privacy Framework) pre certifikovaných poskytovateľov) alebo štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie. Kópiu uplatňovaných záruk si môžete vyžiadať na adrese [email protected].

7. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame iba tak dlho, ako je potrebné na účel, na ktorý boli získané:

• údaje o účte: počas aktivity účtu a najviac 30 dní po jeho zrušení alebo ukončení predplatného;
• faktúry a účtovné záznamy: 10 rokov, ako vyžaduje účtovná legislatíva;
• záznamy o prístupe a bezpečnosti (vrátane IP adries): najviac 90 dní; záznamy o autentifikácii: najviac 12 mesiacov;
• konverzácie s virtuálnym asistentom a chatom: najviac 6 mesiacov;
• kontaktné správy a tikety podpory: najviac 24 mesiacov po uzavretí;
• newsletter a súhlasy: do odvolania súhlasu a dôkaz o súhlase počas premlčacej lehoty;
• údaje na B2B oslovovanie: najviac 12 mesiacov bez odpovede alebo do vznesenia námietky;
• šifrované záložné kópie sa prepíšu najneskôr do 12 mesiacov.

8. Vaše práva

Podľa GDPR máte právo: na prístup k údajom; na opravu; na vymazanie („právo na zabudnutie“); na obmedzenie spracúvania; na prenosnosť údajov; namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a proti priamemu marketingu; odvolať súhlas bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania; a nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní. Žiadosť pošlite na adresu [email protected]; odpovieme do jedného mesiaca (pri zložitých žiadostiach možno lehotu predĺžiť najviac o dva ďalšie mesiace, o čom vás budeme informovať). Údaje v profile a súhlasy môžete upravovať v paneli svojho účtu. Na ochranu vašich údajov môžeme požadovať preukázanie totožnosti.

9. B2B oslovovanie a údaje z verejných zdrojov

Na oslovenie spoločností, ktoré by mohli mať záujem o naše služby, využívame údaje z verejných zdrojov o spoločnostiach a ich kontaktných osobách (napríklad obchodný register, daňový orgán, verejné zoznamy, online mapy): názov spoločnosti, daňové identifikačné číslo, adresa, štatutárni zástupcovia, pracovné kontaktné údaje. Právnym základom je náš oprávnený záujem; posúdili sme ho písomne (test proporcionality) a osoby, ktoré vzniesli námietku, neoslovujeme.

Ak od nás takto dostanete správu, hneď prvá správa vám uvedie, kto sme, z akého zdroja sme vaše údaje získali a ako nás môžete požiadať o ich vymazanie alebo vzniesť námietku. Námietku môžete kedykoľvek vzniesť na adrese [email protected] alebo cez odkaz v správe; vašu adresu zaradíme do zoznamu vylúčených, ktorý dodržiavame.

10. Údaje, ktoré naši zákazníci zadávajú do aplikácií

Keď používate produkt ekosystému pre vlastné podnikanie (napríklad CRM, HR, fakturáciu, rezervácie, kliniky, ordinácie), údaje osôb, ktoré do aplikácie zadáte (vašich zákazníkov, zamestnancov, pacientov, žiakov), spracúvate vy ako prevádzkovateľ. My konáme ako sprostredkovateľ, výlučne na základe vašich pokynov a zmluvy o spracúvaní údajov (článok 28 GDPR). Ak ste osobou, ktorej údaje zadal niektorý z našich zákazníkov, obráťte sa najprv na tohto zákazníka.

11. Funkcie umelej inteligencie

Niektoré funkcie (napríklad virtuálny asistent, návrhy alebo zhrnutia) odosielajú váš text poskytovateľom modelov umelej inteligencie, ktorí údaje spracúvajú iba na to, aby nám vrátili výsledok. Ak to zmluva alebo nastavenia poskytovateľa umožňujú, nepovoľujeme mu používať váš obsah na trénovanie modelov a neprijímame voči vám rozhodnutia s právnymi účinkami výlučne automatizovanými prostriedkami. Do týchto funkcií nezadávajte zbytočné údaje, najmä citlivé údaje.

12. Bezpečnosť údajov

Uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia: šifrované pripojenia (HTTPS), hashovanie hesiel, riadenie prístupu na základe rolí, záznamy o prístupe, šifrovanie citlivých polí tam, kde je to relevantné, šifrované zálohy a oddelenie prostredí. Ak dôjde k porušeniu ochrany osobných údajov, ktoré sa vás týka, oznámime to dozornému orgánu a, ak to vyžaduje zákon, aj vám, v zákonných lehotách.

13. Maloleté osoby

Služba je určená osobám s plnou právnou spôsobilosťou a nie je zameraná na deti mladšie ako 16 rokov. Údaje žiakov alebo detí vo vzdelávacích aplikáciách zadáva škola alebo rodič ako prevádzkovateľ.

14. Zmeny týchto zásad

Pri podstatnej zmene zásad aktualizujeme dátum účinnosti a, ak sa vás zmena významne dotýka, informujeme vás e-mailom alebo v rámci Služby.

15. Kontakt a sťažnosti

Otázky alebo žiadosti: [email protected] alebo poštou na adresu Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Máte právo podať sťažnosť rumunskému Národnému dozornému orgánu pre spracúvanie osobných údajov (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, alebo dozornému orgánu vo vašej krajine bydliska v EÚ.