Stock de ingredientes en un restaurante: cómo tenerlo bajo control
En un restaurante, el dinero no se pierde de golpe: se escapa de 30 en 30 gramos. La diferencia entre lo que deberías haber gastado, según los escandallos, y lo que has gastado de verdad se llama desviación. Esta guía explica cómo tener el stock bajo control: la fórmula, un ejemplo resuelto, los tipos de merma y cada cuánto contar cada zona.
Cómo tener el stock bajo control (respuesta corta)
- Registra cada recepción de mercancía con cantidad, precio y lote el mismo día que llega al local.
- Mantén un escandallo con pesos para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Registra las mermas aparte: bajas, roturas, caducidades, comandas anuladas y comidas del personal.
- Cuenta por zonas con distinta frecuencia: barra cada semana, perecederos dos veces por semana, almacén seco cada mes.
- Compara cada mes el consumo real con el teórico e investiga las desviaciones que llamen la atención.
Consumo teórico frente a consumo real
La fórmula del consumo real es sencilla: stock inicial + compras − stock final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada artículo vendido por el peso de su escandallo. La diferencia entre ambos es la desviación: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en barra: empezaste el mes con 12 botellas de whisky de 0,7 L (8,4 L), recibiste 6 botellas (4,2 L) y terminaste con 5 botellas más 0,3 L (3,8 L). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Cuenta las raciones vendidas: 168 raciones de 50 ml suponen 8,4 L de consumo teórico. La diferencia es de 0,4 L, es decir, 8 raciones perdidas. A 22 € la ración, son 176 € en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde registrarlos
Pérdidas en un restaurante, con un ejemplo concreto y cómo anotarlas
| Tipo de pérdida | Ejemplo concreto | Cómo se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpiar verdura, recortar carne | En el escandallo, como rendimiento medido en tu cocina |
| Caducidad | Lácteos sin usar pasada su fecha de caducidad | Anotación manual, con lote y cantidad |
| Roturas y daños | Una botella que se cae en la barra | Anotación manual, a precio de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Un plato que vuelve a cocina | El motivo de la cancelación, registrado en los registros del local |
| Comida del personal | La comida del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Invitaciones | Un postre ofrecido tras una queja | Consumo promocional, aprobado por el encargado |
Tabla: cada cuánto hacer inventario
Frecuencia de inventario por zona, en un restaurante con cocina y barra
| Zona | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (destilados, bebidas) | Semanal | Alto valor por unidad y mucha desviación |
| Perecederos (carne, pescado, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de caducidad y de pedir mal |
| Almacén seco (harina, pasta, latas) | Mensual | Rotación lenta, pérdidas escasas |
| Inventario completo, valorado | Mensual, más el inventario anual de cierre | La base del resultado del mes y del cierre contable |
Qué dice la normativa
- Al cierre del ejercicio necesitas un inventario valorado para las cuentas anuales; tu gestoría te indicará el formato.
- La trazabilidad es obligatoria: debes poder identificar al proveedor de cada lote recibido (Reglamento CE 178/2002, art. 18).
- Los procedimientos basados en APPCC exigen registros de temperaturas y fechas de caducidad (Reglamento CE 852/2004).
- La rotación FEFO (lo primero que caduca, lo primero que sale) es la regla práctica que te mantiene dentro de las fechas de caducidad.
- Guarda los registros de stock y compras ordenados: pueden pedírtelos en una inspección o en una revisión de tu gestoría.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez al mes: cuando detectas la desviación, has perdido 30 días de pistas.
- No registrar las comidas del personal, así que aparecen como pérdida sin explicar en el informe.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías en vez de estimar lo que queda dentro.
- Recibir mercancía sin pesarla y encontrar en el inventario un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock en vez del consumo por producto: una desviación del 8 % en un artículo desaparece en la media.
Cómo te ayuda 4restaurants.net
- Las existencias de ingredientes están en la misma aplicación que los escandallos y las comandas.
- Cada plato tiene su escandallo, y los informes por plato muestran lo que se ha vendido.
- Los informes por día, por plato y por camarero muestran las ventas, para que puedas compararlas con lo que salió del almacén.
- Las existencias de ingredientes ayudan a decidir qué falta por comprar.
- La trazabilidad (proveedor, lote y fecha de caducidad) se conserva en los registros del local, junto con los documentos de recepción de mercancía.