Informativa sulla privacy

1. Chi è il titolare del trattamento dei tuoi dati

Il titolare del trattamento è Special Software Development SRL, codice fiscale 39594308, iscritta al Registro delle Imprese con il n. J40/9725/2018, con sede legale in Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Indirizzo postale: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa ai dati personali, scrivi a [email protected]. Il titolare non ha nominato, al momento, un responsabile della protezione dei dati (DPO); le richieste vengono gestite al medesimo indirizzo.

2. Quali dati trattiamo

Trattiamo esclusivamente i dati necessari per le finalità indicate di seguito:

• dati dell'account: nome, indirizzo e-mail, telefono, azienda, indirizzo, password (conservata solo in forma di hash) e impostazioni dell'account;
• dati di fatturazione e pagamento: dati di fatturazione, cronologia degli abbonamenti e dei pagamenti. I dati della carta vengono inseriti direttamente presso il fornitore del servizio di pagamento e non sono conservati da noi;
• dati di utilizzo e dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagine visitate, data e ora di accesso, registri di autenticazione e di sicurezza;
• comunicazioni: messaggi inviati tramite il modulo di contatto, la chat, i ticket di assistenza e le conversazioni con l'assistente virtuale;
• dati di marketing: iscrizione alla newsletter, preferenze di comunicazione, fonte di provenienza (programma di affiliazione) e consensi prestati;
• dati provenienti da fonti pubbliche relativi ad aziende e alle loro persone di contatto, utilizzati per la prospezione B2B (vedi sezione 9).

3. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

• erogazione del Servizio, creazione e gestione del tuo account, assistenza tecnica — esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR);
• fatturazione, contabilità, obblighi fiscali e risposte alle autorità — obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c));
• sicurezza del Servizio, prevenzione di frodi e abusi, registri di accesso — legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f));
• newsletter, comunicazioni commerciali rivolte a persone fisiche, cookie e tecnologie di analisi e pubblicità — consenso (art. 6, par. 1, lett. a)), che puoi revocare in qualsiasi momento;
• comunicazioni commerciali rivolte ad aziende e prospezione B2B, miglioramento del prodotto — legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)), fatto salvo il tuo diritto di opposizione;
• difesa di diritti in sede giudiziaria — legittimo interesse.

4. Cookie e tecnologie analoghe

Utilizziamo cookie strettamente necessari (lingua, mercato, sessione, piano scelto al checkout), che non richiedono il consenso. I cookie di preferenza, di analisi e di marketing vengono attivati solo dopo che hai prestato il consenso tramite il banner dei cookie. Puoi modificare o revocare la tua scelta in qualsiasi momento dal link "Impostazioni cookie" a piè di pagina. L'elenco completo, con nomi, finalità e durata, è disponibile nella Cookie Policy.

5. Con chi condividiamo i dati (destinatari)

Ai dati accede solo il personale che ne ha necessità e i fornitori che li trattano per nostro conto in base a un contratto (responsabili del trattamento). Categorie di fornitori:

• hosting e infrastruttura: Hetzner (Unione europea); rete di distribuzione e protezione: Cloudflare;
• elaborazione dei pagamenti: Stripe, Netopia;
• e-mail transazionali, SMS e notifiche: fornitori di servizi e-mail e SMS;
• analisi e pubblicità (solo con il tuo consenso): Google, Meta, OpenAI;
• funzionalità di intelligenza artificiale: fornitori di modelli (ad esempio Anthropic, OpenAI) — vedi sezione 11;
• riunioni online nell'applicazione di prenotazione degli appuntamenti: Daily.co o Jitsi;
• autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge (ad esempio l'autorità fiscale per la fatturazione elettronica).
• Su richiesta all'indirizzo [email protected], possiamo inviarti l'elenco aggiornato dei fornitori e del loro ruolo.

6. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo

Alcuni fornitori (ad esempio Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) possono trattare i dati al di fuori del SEE, in particolare negli Stati Uniti. Trasferiamo i dati solo sulla base delle garanzie previste dal GDPR: una decisione di adeguatezza (compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, per i fornitori certificati) oppure le clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Puoi richiedere una copia delle garanzie applicabili a [email protected].

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti:

• dati dell'account: finché l'account è attivo e fino a 30 giorni dopo la cancellazione o la cessazione dell'abbonamento;
• fatture e scritture contabili: 10 anni, come previsto dalla normativa contabile;
• registri di accesso e di sicurezza (compresi gli indirizzi IP): fino a 90 giorni; registri di autenticazione: fino a 12 mesi;
• conversazioni con l'assistente virtuale e in chat: fino a 6 mesi;
• messaggi di contatto e ticket di assistenza: fino a 24 mesi dalla chiusura;
• newsletter e consensi: fino alla revoca del consenso, e la prova del consenso per il periodo di prescrizione;
• dati di prospezione B2B: fino a 12 mesi in assenza di risposta, oppure fino alla tua opposizione;
• le copie di backup cifrate vengono sovrascritte entro un massimo di 12 mesi.

8. I tuoi diritti

In base al GDPR hai il diritto di: accedere ai tuoi dati; ottenerne la rettifica; la cancellazione ("diritto all'oblio"); la limitazione del trattamento; la portabilità dei dati; opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse e al marketing diretto; revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; e non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato. Invia la tua richiesta a [email protected]; rispondiamo entro un mese (prorogabile di ulteriori due mesi al massimo per le richieste complesse, con preavviso a te). Puoi modificare i dati del profilo e i consensi dal pannello del tuo account. Possiamo chiederti un documento di identità per proteggere i tuoi dati.

9. Prospezione B2B e dati provenienti da fonti pubbliche

Per contattare le aziende potenzialmente interessate ai nostri servizi, utilizziamo dati provenienti da fonti pubbliche relativi ad aziende e alle loro persone di contatto (ad esempio il registro delle imprese, l'autorità fiscale, elenchi pubblici, mappe online): denominazione dell'azienda, codice fiscale, indirizzo, amministratori, recapiti professionali. La base giuridica è il nostro legittimo interesse; lo abbiamo valutato per iscritto (test di bilanciamento) e non contattiamo le persone che si sono opposte.

Se ricevi un nostro messaggio in questo modo, il primo messaggio ti indica chi siamo, da quale fonte abbiamo ottenuto i tuoi dati e come puoi chiederci di cancellarli o opporti. Puoi opporti in qualsiasi momento scrivendo a [email protected] o tramite il link presente nel messaggio; aggiungiamo il tuo indirizzo a un elenco di esclusione che rispettiamo.

10. Dati che i nostri clienti inseriscono nelle applicazioni

Quando utilizzi un prodotto dell'ecosistema per la tua attività (ad esempio CRM, risorse umane, fatturazione, appuntamenti, cliniche, studi professionali), i dati delle persone che inserisci nell'applicazione (i tuoi clienti, dipendenti, pazienti, studenti) sono trattati da te in qualità di titolare del trattamento. Noi agiamo come responsabile del trattamento, solo su tue istruzioni e in base a un accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR). Se sei una persona i cui dati sono stati inseriti da uno dei nostri clienti, rivolgiti in primo luogo a tale cliente.

11. Funzionalità di intelligenza artificiale

Alcune funzionalità (ad esempio l'assistente virtuale, i suggerimenti o i riassunti) inviano il tuo testo a fornitori di modelli di intelligenza artificiale, che trattano i dati al solo scopo di restituirci il risultato. Quando il contratto o le impostazioni del fornitore lo consentono, non permettiamo al fornitore di utilizzare i tuoi contenuti per addestrare i modelli e non adottiamo nei tuoi confronti decisioni con effetti giuridici basate unicamente su mezzi automatizzati. Non inserire in queste funzionalità dati non necessari, in particolare dati sensibili.

12. Sicurezza dei dati

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), hashing delle password, controllo degli accessi basato sui ruoli, registri di accesso, cifratura dei campi sensibili ove pertinente, backup cifrati e separazione degli ambienti. In caso di violazione dei dati personali che ti riguardi, informiamo l'autorità e, ove la legge lo richieda, anche te, entro i termini di legge.

13. Minori

Il Servizio è destinato a persone con piena capacità giuridica e non è rivolto ai minori di 16 anni. I dati di studenti o minori nelle applicazioni per l'istruzione sono inseriti dalla scuola o dal genitore in qualità di titolare del trattamento.

14. Modifiche alla presente informativa

Quando l'informativa subisce modifiche sostanziali, aggiorniamo la data di entrata in vigore e, se la modifica ti riguarda in modo significativo, ti informiamo via e-mail o nel Servizio.

15. Contatti e reclami

Per domande o richieste: [email protected] oppure per posta all'indirizzo Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Hai il diritto di proporre reclamo all'Autorità nazionale di controllo rumena per il trattamento dei dati personali (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucarest, www.dataprotection.ro, oppure all'autorità del tuo paese di residenza nell'UE.