Ratgeber: So wählen Sie die richtige Gastronomiesoftware
Good restaurant management software connects the table booking, the waiter's order, the kitchen and the kitchen stock into a single flow. The wrong choice leaves you with a paper reservation book, a menu in Word and a cash register that knows nothing about what you sold. This guide shows how to choose restaurant management software: the features that matter, the Romanian legal obligations and the cost components.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die vier Kernmodule: Reservierungen mit Saalplan, Speisekarte mit Rezepturen, Bestellungen an die Küche und Warenwirtschaft.
- Keep the electronic fiscal cash register for the fiscal receipt: the management application complements it, it does not replace it.
- Check the whole flow during a busy service: booking, seating, order, send to kitchen, payment, report.
- Verlangen Sie Auswertungen nach Tag, Gericht und Servicekraft – ohne sie können Sie weder Speisekarte noch Schichten verbessern.
- Work out the total cost: subscription, floor and kitchen equipment, the fiscal register, staff training and the time to set up the menu.
Die wichtigsten Funktionen
- Table reservations on a floor plan, showing the reserved and the free tables.
- A QR digital menu, linked to recipe cards with portion weights and the production cost of each dish.
- Orders taken at the table and sent to the kitchen.
- Ingredient stock levels, tracked in the same application as the menu.
- Shift clock-in for the team.
- Sales reports by day, by dish and by waiter.
Tabelle: Einzellösungen vs. spezialisierte Gastronomiesoftware
Viele Betriebe starten mit einem Reservierungsbuch aus Papier, einer Chatgruppe für die Schichten und einer separaten Kasse. Die Tabelle vergleicht den zersplitterten Ansatz mit einem einheitlichen System – nach Kriterien, die Sie in jedem Service spüren.
Einzellösungen vs. spezialisierte Gastronomiesoftware
| Kriterium | Einzellösungen | Spezialisierte Gastronomiesoftware |
|---|---|---|
| Reservierungen | Ein Buch am Empfang und Nachrichten auf dem Handy | A floor plan with the reserved tables |
| Die Speisekarte | Eine gedruckte Datei, bei jeder Preisänderung von Hand angepasst | A QR digital menu, tied to recipe cards |
| Die Bestellung | Ein handgeschriebener Bon, der in die Küche getragen wird | The order goes from the application to the kitchen |
| Lager | Inventur in einer Tabelle, einmal im Monat | Ingredient stock levels, in the same application |
| Auswertungen | Von Hand aus dem Z-Bericht der Kasse nachgerechnet | Sales by day, by dish and by waiter |
Was rechtlich zu beachten ist
- Belege stellen Sie über Ihre eigene TSE-gesicherte Kasse aus; welche Pflichten dafür gelten, klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter und Ihrem Steuerberater.
- 4restaurants.net ist kein Kassensystem: Die Kasse und ihre Meldepflichten bleiben bei Ihrem Kassenanbieter.
- Die 14 Hauptallergene müssen bei loser Ware den Gästen mitgeteilt werden – auf der Speisekarte oder in einer gut sichtbaren, verfügbaren Unterlage (EU-Verordnung 1169/2011, Art. 44).
- Jeder Betrieb, der Speisen zubereitet und ausgibt, muss Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen anwenden (EG-Verordnung 852/2004).
- Speisen und Getränke werden unterschiedlich besteuert; welche Umsatzsteuersätze aktuell gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Digitale Aufzeichnungen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden; die Einzelheiten stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
- Preise müssen als vollständige Endpreise auf der Speisekarte angegeben werden (Preisangabenverordnung).
Worauf es je nach Betriebstyp ankommt
- À la carte restaurant: the floor plan, the reserved tables and orders sent to the kitchen.
- Café: a simple menu, with a recipe card for each drink, and reports by day and by dish.
- Bar: per-serving pour sizes in the recipe card and the stock levels of drinks.
- Pizzeria: the QR digital menu, a recipe card for each pizza and orders sent to the kitchen.
- Catering and food courts: recipe cards with the weight of each portion and the production cost of the dishes.
Praxisbeispiel
Example: a 60-seat bistro with 8 employees. Before, reservations lived in a book and orders were handwritten and carried to the kitchen. After moving to a single system, the waiter sends the order from the application to the kitchen, and at closing the report shows sales by day, by dish and by waiter.
What you can measure yourself: the time between taking an order and sending it to the kitchen, before and after the switch. Note it for a few evenings, so you have a figure for your own venue, not an advertised one.
Häufige Fehler
- Ein System nur für die Bezahlung kaufen und die Reservierungen weiter im Buch führen – beides passt danach nie wieder zusammen.
- Assuming the management application replaces the cash register, when the fiscal receipt is issued only through the cash register.
- Not entering recipe cards with portion weights, so production cost stays a guess.
- Ignoring shift clock-in, even though staff cost is one of a restaurant's largest expenses.
- Deciding without seeing the full flow during a busy evening — exactly when the system matters most.
Wie 4restaurants.net hilft
- Reservations, the floor plan, orders, stock and shift clock-in sit in the same application.
- The QR digital menu is based on the recipe cards with weights, from which the production cost is computed.
- The waiter's order reaches the kitchen.
- Reports by day, by dish and by waiter are based on the recorded sales.
- It is part of the 4b2b ecosystem; other products, such as 4invoices or 4notify, are separate.