Guía: cómo elegir un software de gestión para restaurantes

Un buen software de gestión para restaurantes reúne en un solo lugar la reserva de mesa, la comanda de sala, la carta con escandallos y el stock de cocina. Si la elección no es acertada, acaba con una libreta de reservas, una carta impresa que nadie actualiza y un inventario que se hace una vez al mes. Esta guía explica qué funciones importan, qué conviene revisar antes de firmar y cómo comparar costes reales.

Criterios esenciales (respuesta breve)

Compruebe que incluye los cuatro módulos básicos: reservas sobre el plano de sala, carta con escandallos, comandas a cocina y control de stock.
Pida una demostración con un servicio real: reserva, asignación de mesa, comanda, envío a cocina, cobro y cierre del día.
Confirme por escrito qué tareas seguirá haciendo con herramientas aparte, como la gestoría o el cobro, para que no quede ningún hueco.
Pida informes por día, por plato y por camarero: sin ellos no puede corregir ni la carta ni los turnos.
Calcule el coste total: la suscripción, los equipos de sala y de cocina, el equipo de cobro, la formación del personal y el tiempo para configurar la carta.

Funciones esenciales

Reservas de mesa en el plano de sala, con las mesas reservadas y libres en cada hora.
Carta digital con código QR, vinculada a los escandallos con gramaje y al coste de materia prima de cada plato.
Comandas tomadas en mesa y enviadas a cocina.
Niveles de stock de cada ingrediente, descontados según los escandallos que lo usan.
Registro de jornada por turnos para el equipo.
Informes de ventas por día, por plato y por camarero.

Tabla: herramientas sueltas frente a un software para restaurante

Muchos locales empiezan con una libreta de reservas, un grupo de mensajes para los turnos y una hoja de cálculo para el stock. La tabla compara ese enfoque fragmentado con un sistema único, según los criterios que se notan en cada servicio.

Herramientas sueltas frente a software para restaurante

Criterio	Herramientas sueltas	Software para restaurante
Las reservas	Libreta en la recepción y mensajes de teléfono	Plano de sala con las mesas reservadas
La carta	Documento impreso, cambiado a mano en cada cambio de precio	Carta digital con QR, vinculada al escandallo
La comanda	Nota escrita a mano, llevada a cocina	La comanda sale de la aplicación hacia cocina
El stock	Inventario en una hoja de cálculo, una vez al mes	Niveles de stock de cada ingrediente, en la misma aplicación
Los informes	Cifras sumadas a mano a partir del cierre de la caja	Ventas por día, por plato y por camarero

Qué dice la normativa en España

Los cobros en el local deben documentarse conforme a la normativa de facturación. Consulte con su asesor qué sistema de cobro le corresponde.
La emisión de facturas no forma parte de este producto: su asesor le indicará con qué sistema cumplir la obligación.
Los 14 alérgenos deben estar disponibles para el cliente en los platos no envasados (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 44).
Los locales que preparan y sirven comida deben aplicar un sistema de autocontrol basado en los principios del APPCC (Reglamento (CE) 852/2004).
El IVA aplicable a la comida y a la bebida puede ser el general o el reducido, según el producto. Confirme con su asesor fiscal el tipo que corresponde a cada artículo de la carta.
Las obligaciones de información con la Agencia Tributaria dependen de su forma jurídica y de su actividad. Consúltelas con su gestoría.
Los precios que se muestran al cliente deben incluir los impuestos. Las normas de consumo exigen informar con claridad sobre los platos, las cantidades y los alérgenos.

Qué importa según el tipo de local

Restaurante a la carta: plano de sala, mesas reservadas y comandas enviadas a cocina.
Cafetería: carta sencilla, con escandallo para cada bebida y bollería, e informes por día y por plato.
Bar: gramaje por servicio en el escandallo y niveles de stock de las bebidas.
Pizzería: carta digital con QR, escandallo de cada pizza y comandas enviadas a cocina.
Catering y comedores de empresa: escandallos con el gramaje de cada ración y el coste de materia prima de cada plato.

Ejemplo práctico

Ejemplo: un bistró de 60 cubiertos con ocho personas en plantilla. Antes, las reservas estaban en una libreta y las comandas se escribían a mano y se llevaban a cocina. Tras pasar a un sistema único, el camarero envía la comanda desde la aplicación a cocina, y al cierre el informe muestra las ventas por día, por plato y por camarero.

Mida usted mismo el tiempo que pasa entre tomar la comanda y enviarla a cocina, antes y después del cambio. Anótelo durante unos cuantos servicios, para tener una cifra de su local y no una cifra de publicidad.

Errores frecuentes

Comprar un sistema solo para cobrar y seguir llevando las reservas en una libreta: las dos cosas nunca cuadran.
Elegir una solución que obliga a repetir la comanda a mano entre la sala y la cocina.
No cargar escandallos con gramajes, así que el coste de materia prima sigue siendo una estimación.
Ignorar el registro de jornada, aunque el coste de personal es uno de los mayores gastos de un restaurante.
Decidir sin ver el servicio completo de una noche llena, que es justo cuando más importa el sistema.

Cómo le ayuda 4restaurants.net

Reservas, plano de sala, comandas, stock y registro de jornada están en la misma aplicación.
La carta digital con QR se basa en los escandallos con gramaje, y de ellos sale el coste de materia prima.
La comanda que envía el camarero llega a cocina desde la misma aplicación.
Los informes por día, por plato y por camarero se basan en las ventas registradas en la aplicación.
El stock de cada ingrediente se descuenta según los escandallos que lo usan, en la misma aplicación que la carta.

Ver también