Inventario y mermas en un restaurante: cómo controlar el stock
En un restaurante, el dinero no se pierde de golpe, sino en raciones de 30 gramos. La diferencia entre lo que debería haber consumido según los escandallos y lo que ha consumido de verdad se llama varianza. Esta guía explica cómo localizarla: la fórmula, un ejemplo numérico, los tipos de merma y cada cuánto inventariar cada zona.
Cómo controlar el stock (respuesta breve)
- Registre cada entrada de mercancía con cantidad, precio y lote, el día en que llega al local.
- Mantenga un escandallo con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Registre las mermas por separado: bajas, roturas, caducidades, comandas anuladas y comidas del personal.
- Inventarie por zonas con frecuencias distintas: barra semanal, perecederos dos veces por semana, almacén seco mensual.
- Compare cada mes el consumo real con el teórico e investigue cualquier varianza superior al 3 %.
Consumo teórico frente a consumo real
La fórmula del consumo real es sencilla: stock inicial + entradas − stock final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada producto vendido por el gramaje de su escandallo. La diferencia entre los dos es la varianza: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en barra: empezó el mes con 12 botellas de whisky de 0,7 l (8,4 l), recibió 6 botellas (4,2 l) y le quedan 5 botellas llenas más 0,3 l (3,8 l). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 l.
Cuente los servicios vendidos: 168 servicios de 50 ml son 8,4 l de consumo teórico. La varianza es de 0,4 l, es decir, 8 servicios perdidos. A 6,00 € el servicio, son 48,00 € en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde se registran
Mermas en un restaurante, con un ejemplo concreto y el documento correspondiente
| Tipo de merma | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras, corte de carne | En el escandallo, como rendimiento medido en su cocina |
| Caducidad | Lácteos no usados hasta la fecha límite | Nota de baja, con lote y cantidad |
| Rotura y deterioro | Una botella caída en la barra | Nota de baja, a valor de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Plato devuelto a cocina | El motivo de la anulación, anotado en los registros del local |
| Comida del personal | Comida del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Invitaciones a clientes | Postre ofrecido tras una queja | Consumo promocional, aprobado por el encargado |
Tabla: con qué frecuencia inventariar
Frecuencia del inventario por zonas, en un restaurante con cocina y barra
| Zona | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Valor alto por unidad y varianza alta |
| Perecederos (carne, pescado, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de caducidad y de pedido erróneo |
| Almacén seco (harina, pasta, conservas) | Mensual | Rotación lenta, pérdidas poco frecuentes |
| Inventario completo, valorado | Mensual, y valorado al cierre del ejercicio | Base del resultado mensual y dato que necesita la gestoría al cierre |
Qué dice la normativa
- El inventario de existencias y el balance de cierre se llevan con su gestoría. Consulte con ella cómo valorar el stock al cierre del ejercicio.
- La trazabilidad es obligatoria: debe poder identificar el proveedor de cada lote recibido (Reglamento (CE) 178/2002, art. 18).
- Los procedimientos basados en el APPCC exigen registrar temperaturas y fechas de consumo preferente o de caducidad (Reglamento (CE) 852/2004).
- La rotación FEFO —lo que caduca antes, sale antes— es la regla práctica que mantiene el stock dentro de sus fechas.
- Guarde las facturas de compra junto con sus registros de IVA, y consérvelas durante el plazo que le indique su asesor fiscal.
Errores frecuentes
- Hacer inventario una vez al mes en la barra: cuando aparece la varianza, ya se han perdido 30 días de pruebas.
- No registrar las comidas del personal, de modo que aparecen como pérdida inexplicable en el informe.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en lugar de estimar lo que queda.
- Recibir mercancía sin pesarla y descubrir en el inventario un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock y no el consumo por producto: una varianza del 8 % en un solo producto se diluye en la media.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock de cada ingrediente están en la misma aplicación que los escandallos y las comandas.
- Cada plato tiene su escandallo, y los informes por plato muestran lo que se ha vendido.
- Los informes por día, por plato y por camarero muestran las ventas, para compararlas con lo que ha salido del stock.
- Los niveles de stock por ingrediente le ayudan a decidir qué hay que volver a pedir.
- La trazabilidad (proveedor, lote y fecha de caducidad) se mantiene en los registros del local, junto con los documentos de entrada.