Lagerbestand der Zutaten im Restaurant: So behalten Sie ihn im Griff
Im Restaurant geht Geld nicht auf einmal verloren – es versickert 30 Gramm für 30 Gramm. Die Lücke zwischen dem, was Sie laut Rezepturen hätten verbrauchen sollen, und dem, was tatsächlich verbraucht wurde, heißt Abweichung. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Lagerbestand im Griff behalten: die Formel, ein durchgerechnetes Beispiel, die Arten von Schwund und wie oft Sie jeden Bereich zählen sollten.
So behalten Sie den Lagerbestand im Griff (Kurzantwort)
- Erfassen Sie jeden Wareneingang mit Menge, Preis und Charge am Tag der Anlieferung.
- Führen Sie für jedes Gericht eine Rezepturkarte mit Mengenangaben, damit Sie wissen, was jeder Verkauf verbraucht.
- Erfassen Sie Schwund getrennt und mit Grund: Abschreibungen, Bruch, abgelaufene Ware, stornierte Bestellungen und Personalessen.
- Zählen Sie je Bereich unterschiedlich oft: Bar wöchentlich, Frischware zweimal pro Woche, Trockenlager monatlich.
- Vergleichen Sie jeden Monat den Ist- mit dem Soll-Verbrauch und gehen Sie auffälligen Abweichungen nach.
Soll- gegenüber Ist-Verbrauch
Die Formel für den Ist-Verbrauch ist einfach: Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand = Ist-Verbrauch.
Den Soll-Verbrauch erhalten Sie, indem Sie jeden verkauften Artikel mit der Menge laut seiner Rezeptur multiplizieren. Die Lücke zwischen beiden ist die Abweichung – der Verlust, den niemand sieht.
Beispiel an der Bar: Sie starteten den Monat mit 12 Flaschen Whisky à 0,7 l (8,4 l), erhielten 6 Flaschen (4,2 l) und schlossen mit 5 Flaschen plus 0,3 l (3,8 l). Der Ist-Verbrauch beträgt 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 l.
Zählen Sie die verkauften Portionen: 168 Portionen zu 50 ml bedeuten 8,4 l theoretischen Verbrauch. Die Differenz beträgt 0,4 l, also 8 verlorene Portionen. Bei 4,40 € pro Portion sind das 35,20 € bei einem einzigen Produkt, und der Verlust summiert sich über alle Produkte der Bar.
Tabelle: Arten von Schwund und wo Sie sie erfassen
Verluste im Restaurant, mit konkretem Beispiel und Hinweisen zur Erfassung
| Art des Verlusts | Konkretes Beispiel | Wie er erfasst wird |
|---|---|---|
| Technischer Verlust | Gemüse putzen, Fleisch parieren | Auf der Rezepturkarte, als in Ihrer Küche gemessene Ausbeute |
| Abgelaufene Ware | Milchprodukte, die das Verbrauchsdatum überschritten haben | Manuelle Erfassung mit Charge und Menge |
| Bruch und Beschädigung | Eine an der Bar zerbrochene Flasche | Manuelle Erfassung zum Einkaufspreis |
| Stornierte oder zurückgegebene Bestellung | Ein in die Küche zurückgeschicktes Gericht | Der Stornierungsgrund, in den Unterlagen des Betriebs festgehalten |
| Personalessen | Das Mittagessen des Teams vor der Öffnung | Eigenverbrauch, getrennt vom Umsatz geführt |
| Einladungen an Gäste | Ein Dessert aufs Haus nach einer Beschwerde | Werbeverbrauch, vom Betriebsleiter freigegeben |
Tabelle: Wie oft Sie Inventur machen sollten
Inventurfrequenz je Bereich in einem Restaurant mit Küche und Bar
| Bereich | Häufigkeit | Warum |
|---|---|---|
| Bar (Spirituosen, Getränke) | Wöchentlich | Hoher Wert pro Einheit und hohe Abweichung |
| Frischware (Fleisch, Fisch, Milchprodukte) | Zweimal pro Woche | Risiko von Verderb und Fehlbestellungen |
| Trockenlager (Mehl, Pasta, Konserven) | Monatlich | Langsamer Umschlag, seltene Verluste |
| Vollständige, bewertete Inventur | Monatlich, dazu die gesetzlich vorgeschriebene Jahresinventur | Grundlage für das Monatsergebnis und gesetzliche Pflicht |
Was rechtlich gilt
- Eine jährliche Inventur von Vermögen, Schulden und Eigenkapital ist vorgeschrieben (OMFP 2861/2009); Details klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Rückverfolgbarkeit ist Pflicht: Sie müssen den Lieferanten jeder erhaltenen Charge benennen können (EG-Verordnung 178/2002, Art. 18).
- Verfahren nach HACCP-Grundsätzen erfordern Aufzeichnungen zu Temperaturen und Verbrauchsdaten (EG-Verordnung 852/2004).
- FEFO-Rotation – was zuerst abläuft, geht zuerst raus – ist die praktische Regel, mit der Sie Verbrauchsdaten einhalten.
- Aufbewahrungspflichten für Inventur- und Warenbelege stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
Häufige Fehler
- Die Bar nur einmal im Monat zählen: Wenn Sie die Abweichung bemerken, fehlen Ihnen 30 Tage an Belegen.
- Personalessen nicht erfassen, sodass es in der Auswertung als ungeklärter Verlust auftaucht.
- Angebrochene Flaschen als voll oder leer zählen, statt den Restinhalt zu schätzen.
- Ware ohne Wiegen annehmen und bei der Inventur eine Fehlmenge finden, die nie im Betrieb war.
- Nur den gesamten Lagerwert vergleichen statt des Verbrauchs je Produkt – eine Abweichung von 8 % bei einem Artikel verschwindet im Durchschnitt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Die Zutatenbestände liegen in derselben Anwendung wie die Rezepturkarten und Bestellungen.
- Jedes Gericht hat seine Rezepturkarte, und die Berichte nach Gericht zeigen, was verkauft wurde.
- Die Berichte nach Tag, nach Gericht und nach Servicekraft zeigen die Verkäufe, sodass Sie sie mit dem vergleichen können, was das Lager verlassen hat.
- Die Zutatenbestände helfen bei der Entscheidung, was noch eingekauft werden muss.
- Die Rückverfolgbarkeit (Lieferant, Charge und Verbrauchsdatum) wird in den Unterlagen des Betriebs geführt, neben den Wareneingangsbelegen.