Ratgeber: So wählen Sie die richtige Gastronomiesoftware
Gute Restaurantsoftware verbindet die Tischreservierung, die Bestellung der Servicekraft, die Küche und den Küchenbestand zu einem einzigen Ablauf. Die falsche Wahl hinterlässt Sie mit einem Reservierungsbuch aus Papier, einer Speisekarte in Word und einer Kasse, die nichts über das Verkaufte weiß. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Restaurantsoftware auswählen: die Funktionen, die zählen, die zu prüfenden gesetzlichen Pflichten und die Kostenbestandteile.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die vier Kernmodule: Reservierungen mit Saalplan, Speisekarte mit Rezepturen, Bestellungen an die Küche und Warenwirtschaft.
- Behalten Sie die Kasse für den Kassenbon: Die Verwaltungsanwendung ergänzt sie, sie ersetzt sie nicht.
- Prüfen Sie den gesamten Ablauf während eines vollen Services: Reservierung, Platzierung, Bestellung, Übergabe an die Küche, Zahlung, Bericht.
- Verlangen Sie Auswertungen nach Tag, Gericht und Servicekraft – ohne sie können Sie weder Speisekarte noch Schichten verbessern.
- Berechnen Sie die Gesamtkosten: Abonnement, Ausstattung für Service und Küche, die Kasse, Schulung des Personals und die Zeit zur Einrichtung der Speisekarte.
Die wichtigsten Funktionen
- Tischreservierungen auf einem Saalplan, der die reservierten und die freien Tische zeigt.
- Eine digitale QR-Speisekarte, verknüpft mit Rezepturkarten; Allergene und ausverkaufte Gerichte werden angezeigt, Kosten nicht.
- Am Tisch aufgenommene und an die Küche gesendete Bestellungen.
- Zutatenbestände, in derselben Anwendung wie die Speisekarte geführt.
- Zeiterfassung der Schichten für das Team.
- Verkaufsberichte nach Tag, nach Gericht und nach Servicekraft.
Tabelle: Einzellösungen vs. spezialisierte Gastronomiesoftware
Viele Betriebe starten mit einem Reservierungsbuch aus Papier, einer Chatgruppe für die Schichten und einer separaten Kasse. Die Tabelle vergleicht den zersplitterten Ansatz mit einem einheitlichen System – nach Kriterien, die Sie in jedem Service spüren.
Einzellösungen vs. spezialisierte Gastronomiesoftware
| Kriterium | Einzellösungen | Spezialisierte Gastronomiesoftware |
|---|---|---|
| Reservierungen | Ein Buch am Empfang und Nachrichten auf dem Handy | Ein Saalplan mit den reservierten Tischen |
| Die Speisekarte | Eine gedruckte Datei, bei jeder Preisänderung von Hand angepasst | Eine digitale QR-Speisekarte, verknüpft mit Rezepturkarten |
| Die Bestellung | Ein handgeschriebener Bon, der in die Küche getragen wird | Die Bestellung geht von der Anwendung an die Küche |
| Lager | Inventur in einer Tabelle, einmal im Monat | Zutatenbestände, in derselben Anwendung |
| Auswertungen | Von Hand aus dem Z-Bericht der Kasse nachgerechnet | Verkäufe nach Tag, nach Gericht und nach Servicekraft |
Was rechtlich zu beachten ist
- Belege stellen Sie über Ihre eigene fiskalische Registrierkasse aus; welche Pflichten dafür gelten, klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter und Ihrem Steuerberater.
- 4restaurants.net ist kein Kassensystem: Die Kasse und ihre Meldepflichten bleiben bei Ihrem Kassenanbieter.
- Die 14 Hauptallergene müssen bei loser Ware den Gästen mitgeteilt werden – auf der Speisekarte oder in einer gut sichtbaren, verfügbaren Unterlage (EU-Verordnung 1169/2011, Art. 44).
- Jeder Betrieb, der Speisen zubereitet und ausgibt, muss Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen anwenden (EG-Verordnung 852/2004).
- Speisen und Getränke werden unterschiedlich besteuert; welche Umsatzsteuersätze aktuell gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Digitale Aufzeichnungen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden; die Einzelheiten stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
- Preise müssen als vollständige Endpreise auf der Speisekarte angegeben werden (Preisangabenverordnung).
Worauf es je nach Betriebstyp ankommt
- À-la-carte-Restaurant: der Saalplan, die reservierten Tische und an die Küche gesendete Bestellungen.
- Café: eine einfache Speisekarte, mit einer Rezepturkarte für jedes Getränk, und Berichte nach Tag und nach Gericht.
- Bar: Mengen je Getränk in der Rezepturkarte und die Lagerbestände der Getränke.
- Pizzeria: die digitale QR-Speisekarte, eine Rezepturkarte für jede Pizza und an die Küche gesendete Bestellungen.
- Catering und Food Courts: Rezepturkarten mit den Mengen je Ansatz und dem Wareneinsatz je Portion.
Praxisbeispiel
Beispiel: ein Bistro mit 60 Plätzen und 8 Mitarbeitenden. Früher standen die Reservierungen in einem Buch, und Bestellungen wurden handschriftlich in die Küche getragen. Nach dem Umstieg auf ein einziges System sendet die Servicekraft die Bestellung aus der Anwendung an die Küche, und zum Feierabend zeigt der Bericht die Verkäufe nach Tag, nach Gericht und nach Servicekraft.
Was Sie selbst messen können: die Zeit zwischen der Aufnahme einer Bestellung und der Übergabe an die Küche, vor und nach dem Umstieg. Notieren Sie sie an einigen Abenden, damit Sie eine Zahl für Ihren eigenen Betrieb haben, nicht eine beworbene.
Häufige Fehler
- Ein System nur für die Bezahlung kaufen und die Reservierungen weiter im Buch führen – beides passt danach nie wieder zusammen.
- Davon auszugehen, dass die Verwaltungsanwendung die Kasse ersetzt, obwohl der Kassenbon nur über die Kasse ausgestellt wird.
- Rezepturkarten nicht mit Mengenangaben erfassen, sodass die Herstellungskosten eine Schätzung bleiben.
- Die Zeiterfassung der Schichten ignorieren, obwohl die Personalkosten zu den größten Ausgaben eines Restaurants gehören.
- Entscheiden, ohne den gesamten Ablauf an einem vollen Abend zu sehen – genau dann, wenn das System am meisten zählt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Reservierungen, Saalplan, Bestellungen, Lagerbestand und Zeiterfassung der Schichten liegen in derselben Anwendung.
- Die digitale QR-Speisekarte zeigt Allergene und ausverkaufte Gerichte; die Rezepturkarten mit Mengen und Herstellungskosten bleiben intern.
- Die Bestellung der Servicekraft erreicht die Küche.
- Berichte nach Tag, nach Gericht und nach Servicekraft beruhen auf den erfassten Verkäufen.
- Es gehört zum 4b2b-Ökosystem; andere Produkte wie 4invoices oder 4notify sind getrennt.