Online-Reservierungen im Restaurant: wie sie funktionieren und wie Sie mit No-Shows umgehen
Eine Reservierung ist nicht nur eine Zeile im Notizbuch: Sie bedeutet einen bestimmten Tisch, auf dem Saalplan gewählt, mit Uhrzeit und Personenzahl. Dieser Leitfaden zeigt, wie Restaurantreservierungen funktionieren und wie Sie mit No-Shows umgehen – mit Schritten, die Sie direkt anwenden können.
So funktioniert es (Kurzantwort)
- Die Reservierung wird im Reservierungsmodul erfasst, mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl.
- Auf dem Saalplan sehen Sie den Status jedes Tisches: frei, reserviert, besetzt, Rechnung, zu reinigen.
- Sie wählen auf dem Saalplan einen Tisch in passender Größe für die Gruppe.
- Die Reservierung erscheint am gewählten Tisch, mit Uhrzeit und Personenzahl.
- Vor dem Service prüfen Sie die Reservierungen des Tages auf dem Saalplan.
Was beim Umgang mit No-Shows hilft
- Die Bestätigung der Reservierung beim Gast und eine Erinnerung vor der gebuchten Zeit, durch Ihr Team erledigt, zum Beispiel per Telefon.
- Sagen Sie dem Gast, wie er rechtzeitig absagt, damit er den Tisch freigibt, statt zu verschwinden.
- Eine klare Stornierungsregel für große Gruppen und volle Abende, falls Sie eine haben.
- Eine klar formulierte Stornobedingung, die vor der Bestätigung der Reservierung angezeigt wird.
- Sie bestätigen die Reservierungen des Abends am selben Tag per Telefon oder Nachricht.
- Unterschiedliche Regeln für Gäste, die häufig nicht erscheinen, von Ihnen festgelegt.
Tabelle: Reservierungskanäle
Woher Reservierungen kommen und was Sie in jedem Kanal verfolgen sollten
| Kanal | Was gut funktioniert | Das größte Risiko |
|---|---|---|
| Telefon | Sonderwünsche und große Gruppen | Sie geht verloren, wenn der Empfang sie nicht sofort ins System einträgt |
| Formular auf der Website | Reservierungen, die direkt von den Gästen kommen | Überbuchung, wenn der Saalplan nicht geprüft wird |
| Social Media und Messenger | Jüngeres Publikum und kurzfristige Reservierungen | Abgebrochene Unterhaltungen ohne Telefonnummer |
| Plattformen von Drittanbietern | Sichtbarkeit bei neuen Gästen | Provisionen und Gästedaten, die nicht bei Ihnen bleiben |
| Laufkundschaft | Füllt die Lücken, die Stornierungen hinterlassen | Blockiert reservierte Tische, wenn die Liste nicht aktuell ist |
Ein praktisches Beispiel mit Ihren eigenen Zahlen
Hypothetisches Beispiel: ein Restaurant mit 60 Plätzen, zwei Sitzungen pro Abend und 25 Reservierungen pro Abend. Wenn einige Gäste nicht erscheinen, bleiben Tische leer, und diese Plätze lassen sich an dem Abend nicht mehr verkaufen.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: die Zahl der leeren Tische pro Abend, multipliziert mit Ihrem durchschnittlichen Bon, dann mit den Abenden eines Monats. Das Ergebnis zeigt, was Sie eine einzelne Ursache kostet.
Reservierungen rechtzeitig bestätigen, eine klare Stornierungsregel haben und die leeren Tische nach jedem Service notieren – das können Sie selbst Monat für Monat nachverfolgen. Vergleichen Sie die Zahlen von einem Monat zum nächsten.
Was Sie rechtlich wissen sollten
- Name, Telefonnummer und E-Mail einer Reservierung sind personenbezogene Daten: Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie Sie sie für Reservierung und Gästehistorie brauchen (DSGVO, EU-Verordnung 2016/679).
- Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist keine Werbung; Werbenachrichten erfordern eine gesonderte Einwilligung.
- Die Stornierungsregel muss vor der Bestätigung der Reservierung mitgeteilt werden; die vorherige Information des Verbrauchers ist nach dem Verbraucherrecht Ihres Landes vorgeschrieben – prüfen Sie die geltenden Regeln.
- Der steuerrelevante Beleg wird für den tatsächlich kassierten Betrag über die Kasse ausgestellt.
Häufige Fehler
- Reservierungen nach Platzzahl statt nach Tisch bestätigen – und dann feststellen, dass kein Tisch für 6 frei ist.
- Nur eine Bestätigung senden und danach nichts mehr, sodass ein Gast, der es vergessen hat, überhaupt kein Signal erhält.
- Nicht notieren, welche Gäste nicht erschienen sind, sodass Sie beim nächsten Mal denselben Fehler wiederholen.
- Die Stornierungsregel nicht vor der Bestätigung nennen – das ist sowohl ein rechtliches Risiko als auch eine verlorene Reservierung.
- Durch Stornierungen frei gewordene Tische nicht rechtzeitig bemerken, sodass ein Tisch bis 21:00 Uhr leer bleibt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Der Saalplan zeigt den aktuellen Status jedes Tisches: frei, reserviert, besetzt, Rechnung, zu reinigen.
- Die geschätzte Dauer jeder Reservierung zeigt, wann der Tisch voraussichtlich frei wird.
- Gruppenreservierungen liegen auf demselben Saalplan, mit Personenzahl und Uhrzeit.
- Reservierungen, Saalplan und Bestellungen sind in derselben Anwendung.