Welche Software nutzen Restaurants für Reservierungen?

Restaurants nutzen ein Reservierungsmodul, das mit dem Saalplan verknüpft ist, keinen einfachen Kalender. Der praktische Unterschied: Ein Kalender sagt Ihnen, dass um 20:00 Uhr 25 Personen kommen; der Saalplan sagt Ihnen, dass zu dieser Zeit kein Tisch für 6 frei ist.

Kurze Antwort

Restaurants nutzen ein Reservierungsmodul mit Saalplan, das eine Reservierung an einen bestimmten Tisch bindet, nicht nur an eine Platzzahl.
Die Software führt Reservierungen in einer einzigen Liste, die Sie aus derselben Anwendung sehen.
Es zeigt den aktuellen Status jedes Tisches, damit Sie sehen, welcher frei ist.
Es hält Gruppenreservierungen auf demselben Saalplan.
Kontaktdaten in einer Reservierung sind personenbezogene Daten, die Sie nur für die Reservierung verwenden.

Was die Software können muss

Zeigt den Saalplan mit dem Status jedes Tisches: frei, reserviert, besetzt.
Lässt Sie einen Tisch der passenden Größe wählen, damit Sie keinen Sechsertisch für zwei Gäste blockieren.
Zeigt Reservierungen nach Tag und Uhrzeit, damit Sie den Service planen können.
Halten Sie Gruppenreservierungen auf demselben Saalplan, mit Personenzahl und Uhrzeit.
Zeigen Sie die Stornierungsregel vor der Bestätigung, falls Sie eine haben.
Leben in derselben Anwendung wie Speisekarte und Bestellungen – sonst arbeitet der Empfang an zwei Orten.

Was rechtlich gilt

Name, Telefonnummer und E-Mail einer Reservierung sind personenbezogene Daten und werden nur so lange gespeichert, wie Sie sie brauchen (DSGVO, EU-Verordnung 2016/679).
Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist keine Werbung; Werbenachrichten brauchen eine gesonderte Einwilligung.
Die Stornierungsregel muss vor der Bestätigung der Reservierung genannt werden.

Praxisbeispiel

Hypothetisches Beispiel: an einem Freitagabend hat ein Restaurant mit 60 Plätzen 25 Reservierungen, und einige Gäste erscheinen nicht. Jeder leere Tisch sind Plätze, die Sie nicht mehr verkaufen können. Berechnen Sie den Verlust mit Ihren eigenen Zahlen: die Zahl der leeren Tische, multipliziert mit Ihrem durchschnittlichen Bon.

Ein Kalender oder ein Papierbuch zeigt nicht, welche Tische vor dem Ansturm noch frei sind. Ein Saalplan zeigt es auf einen Blick.

Häufige Fehler

Einen allgemeinen Kalender nutzen, der nichts über Tische und deren Größe weiß.
Telefonische Reservierungen in einem Heft und Online-Reservierungen woanders führen – beides passt nie zusammen.
Die Stornierungsregel nicht vor der Bestätigung nennen, was zu einem rechtlichen Risiko werden kann.
Nicht eingehaltene Reservierungen nicht aufschreiben, sodass Sie denselben Fehler mit denselben Gästen wiederholen.

Wie 4restaurants.net hilft

Der Saalplan und die Reservierungen liegen in derselben Anwendung wie die Bestellungen des Abends.
Die geschätzte Dauer jeder Reservierung zeigt, wann der Tisch voraussichtlich frei wird.
Gruppenreservierungen liegen auf demselben Saalplan, ohne separates Notizbuch.

Siehe auch