Inventur und Schwund im Lokal: So behalten Sie den Lagerbestand im Griff
Im Lokal geht Geld selten auf einmal verloren, sondern in Portionen von wenigen Zentilitern oder Gramm. Die Differenz zwischen dem Verbrauch, der laut Rezepturen zu erwarten war, und dem tatsächlichen Verbrauch heißt Abweichung. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie den Lagerbestand im Griff behalten: die Formel, ein Rechenbeispiel, die Verlustarten und wie oft Sie jeden Bereich zählen sollten.
So behalten Sie den Lagerbestand im Griff (kurze Antwort)
- Erfassen Sie jeden Wareneingang mit Menge, Preis und Charge am Tag, an dem die Ware ins Lokal kommt.
- Führen Sie für jedes Gericht eine Rezeptur mit Gewichten, damit Sie wissen, was jeder Verkauf verbraucht.
- Erfassen Sie Verluste getrennt: Abschreibung, Bruch, Ablauf, stornierte Bestellungen und Personalessen.
- Zählen Sie nach Bereichen in unterschiedlichen Abständen: Bar wöchentlich, verderbliche Ware zweimal pro Woche, Trockenlager monatlich.
- Vergleichen Sie den tatsächlichen mit dem theoretischen Verbrauch jeden Monat und prüfen Sie jede Abweichung über Ihrer Schwelle, etwa 3 %.
Verbrauch laut Rezeptur gegen tatsächlichen Verbrauch
Der tatsächliche Verbrauch ergibt sich einfach: Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand = tatsächlicher Verbrauch.
Der theoretische Verbrauch ergibt sich, wenn Sie jeden verkauften Artikel mit dem Gewicht aus der Rezeptur multiplizieren. Die Differenz ist die Abweichung, der Verlust, den niemand sieht.
Rechenbeispiel an der Bar: Sie beginnen den Monat mit 12 Flaschen Whisky zu 0,7 l (8,4 l), erhalten 6 Flaschen (4,2 l) und haben am Ende 5 volle Flaschen plus 0,3 l (3,8 l). Der tatsächliche Verbrauch beträgt 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 l.
Zählen Sie die verkauften Portionen: 168 Portionen zu 50 ml ergeben 8,4 l theoretischen Verbrauch. Die Abweichung beträgt 0,4 l, also 8 verlorene Portionen. Bei einem beispielhaften Verkaufspreis von 5,00 € je Portion sind das 40,00 € bei einem einzigen Produkt; der Verlust summiert sich über alle Produkte der Bar.
Tabelle: Verlustarten und wo Sie sie erfassen
Verluste im Lokal, mit einem konkreten Beispiel und dem passenden Beleg
| Verlustart | Konkretes Beispiel | Wo er erfasst wird |
|---|---|---|
| Technischer Verlust | Putzen des Gemüses, Parieren des Fleischs | In der Rezeptur, als in der eigenen Küche gemessene Ausbeute |
| Ablauf | Milchprodukte, die über das Haltbarkeitsdatum hinaus liegen | Abschreibungsbeleg mit Charge und Menge |
| Bruch und Beschädigung | Eine Flasche, die hinter der Bar fällt | Abschreibungsbeleg zum Einkaufswert |
| Stornierte oder zurückgegebene Bestellung | Ein Gericht, das an die Küche zurückgeht | Der Grund der Stornierung, im Lokalbuch notiert |
| Personalessen | Das Mittagessen des Teams vor der Öffnung | Interner Verbrauch, getrennt vom Umsatz |
| Einladungen für Gäste | Ein Dessert nach einer Reklamation | Werblicher Verbrauch, von der Leitung genehmigt |
Tabelle: Inventurfrequenz
Inventurfrequenz nach Bereich in einem Lokal mit Küche und Bar
| Bereich | Frequenz | Warum |
|---|---|---|
| Bar (Spirituosen, Getränke) | Wöchentlich | Hoher Wert je Einheit und große Abweichungen |
| Verderbliche Ware (Fleisch, Fisch, Milchprodukte) | Zweimal pro Woche | Gefahr von Ablauf und Fehlbestellung |
| Trockenlager (Mehl, Nudeln, Konserven) | Monatlich | Langsamer Umschlag, wenig Verluste |
| Vollinventur mit Bewertung | Monatlich, dazu jährlich zum Stichtag | Grundlage des Monatsergebnisses und Pflicht zum Jahresabschluss |
Was die Rechtslage verlangt
- Der Lagerbestand wird zum Jahresende erfasst und bewertet, weil er in den Jahresabschluss einfließt. Das Verfahren stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Die Rückverfolgbarkeit ist Pflicht: Sie müssen den Lieferanten jeder erhaltenen Charge nennen können (Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Art. 18).
- Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen verlangen Aufzeichnungen über Temperaturen und Verbrauchsdaten (Verordnung (EG) Nr. 852/2004).
- FEFO, also First Expired, First Out, ist die praktische Regel, mit der Sie Haltbarkeitsdaten einhalten.
- Eingangsrechnungen bewahren Sie gemäß den gesetzlichen Fristen auf; die genaue Dauer und die Form klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fehler
- Sie zählen die Bar nur einmal im Monat. Bis Sie eine Abweichung sehen, sind 30 Tage Belege verloren.
- Sie erfassen das Personalessen nicht, daher erscheint es im Bericht als unerklärlicher Verlust.
- Sie zählen geöffnete Flaschen als voll oder leer, statt den Restinhalt zu schätzen.
- Sie nehmen Ware ohne zu wiegen an und finden bei der Inventur einen Fehlbestand, der nie im Lokal angekommen ist.
- Sie vergleichen nur den Gesamtwert des Lagers, nicht den Verbrauch je Produkt. Eine Abweichung von 8 % bei einem einzelnen Produkt verschwindet dann im Durchschnitt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Die Lagerstände der Zutaten liegen in derselben Anwendung wie Rezepturen und Bestellungen.
- Jedes Gericht hat seine Rezeptur, und die Berichte nach Gericht zeigen, was verkauft wurde.
- Die Berichte nach Tag, Gericht und Servicekraft zeigen die Verkäufe, damit Sie sie mit dem vergleichen können, was den Lagerbestand verlassen hat.
- Die Lagerstände je Zutat helfen, zu entscheiden, was noch nachbestellt werden muss.
- Die Rückverfolgbarkeit, also Lieferant, Charge und Haltbarkeitsdatum, führen Sie in den Aufzeichnungen des Lokals, zusammen mit den Wareneingangsbelegen.