Gastro-Software auswählen: Leitfaden für Gastbetriebe in Österreich

Gute Gastro-Software verbindet Tischreservierung, Bestellung, Küchenbestellung und Lagerbestand in einem Ablauf. Wer einzelne Werkzeuge nutzt, führt Reservierungsbuch, Speisekarte und Lagerliste getrennt und gleicht sie am Monatsende mühsam ab. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Auswahl ankommt: welche Funktionen zählen, welche Pflichten in Österreich gelten und welche Kosten Sie vergleichen sollten.

Die wichtigsten Kriterien (kurze Antwort)

Prüfen Sie die vier Kernmodule: Tischreservierung mit Saalplan, Speisekarte mit Rezepturen, Bestellungen an die Küche und Lagerführung.
Klären Sie vorab, welche bisherigen Werkzeuge bleiben, etwa Ihre Registrierkasse und Ihre Buchhaltung. Die Anwendung ist keine Registrierkasse und ersetzt diese nicht.
Testen Sie den gesamten Ablauf an einem vollen Abend: Reservierung, Platzierung, Bestellung, Küche, Bezahlung und Tagesabschluss.
Verlangen Sie Berichte nach Tag, Gericht und Servicekraft. Ohne sie lassen sich weder Speisekarte noch Dienstpläne verbessern.
Rechnen Sie die Gesamtkosten: Abo, Geräte für Saal und Küche, Schulung und die Zeit für die Einrichtung der Speisekarte.

Die wichtigsten Funktionen

Tischreservierungen auf dem Saalplan, mit belegten und freien Tischen je Zeitfenster.
Digitale Speisekarte mit QR-Code, verknüpft mit Rezepturen, Portionsgewichten und Food Cost je Gericht.
Bestellungen, die am Tisch aufgenommen und an die Küche gesendet werden.
Lagerstände der Zutaten, die gegen die Rezepturen gezählt werden.
Schichterfassung für das Team im Lokal.
Verkaufsberichte nach Tag, Gericht und Servicekraft.

Tabelle: Einzelwerkzeuge gegen eine Gastro-Software

Viele Lokale beginnen mit einem Reservierungsbuch, einer Chatgruppe für die Dienste und einer Tabelle für den Lagerbestand. Die Tabelle stellt diese getrennte Arbeit einem einzigen System gegenüber, nach den Kriterien, die man in jedem Service spürt.

Einzelwerkzeuge gegen eine Gastro-Software

Kriterium	Einzelne Werkzeuge	Gastro-Software
Reservierungen	Buch an der Rezeption und Telefonnotizen	Saalplan mit den reservierten Tischen
Speisekarte	Gedruckte Karte, bei jeder Preisänderung von Hand angepasst	Digitale QR-Karte, verknüpft mit den Rezepturen
Bestellung	Handgeschriebener Zettel, der in die Küche getragen wird	Die Bestellung geht aus der Anwendung an die Küche
Lagerbestand	Inventur in einer Tabelle, einmal im Monat	Lagerstände der Zutaten in derselben Anwendung
Berichte	Zahlen von Hand aus dem Tagesabschluss zusammengerechnet	Umsätze nach Tag, Gericht und Servicekraft

Was die Rechtslage in Österreich verlangt

Für Barumsätze gelten die Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), und jede Zahlung im Lokal wird mit einem Beleg abgeschlossen. 4restaurants.net ist keine Registrierkasse und ersetzt keine.
Die 14 Hauptallergene müssen für unverpackte Speisen angegeben werden, auf der Karte oder in einem jederzeit verfügbaren Dokument (EU-Verordnung 1169/2011, Art. 44).
Gastbetriebe brauchen Eigenkontrollen nach den HACCP-Grundsätzen (Verordnung (EG) Nr. 852/2004).
Für Speisen und Getränke im Gastbetrieb gelten je nach Leistung unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Welcher Satz für welche Leistung gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Preise müssen für Gäste klar ausgezeichnet sein. Die Pflicht zur Preisauszeichnung gilt auch im Gastgewerbe.
Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen aus Reservierungen sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie Sie sie brauchen.
Die Arbeitszeit des Teams ist aufzuzeichnen. Die Schichterfassung unterstützt dabei, die Pflicht bleibt beim Betrieb.

Was je nach Betriebsart wichtig ist

Restaurant à la carte: Saalplan, reservierte Tische und Bestellungen an die Küche.
Café und Kaffeehaus: eine einfache Karte mit einer Rezeptur je Getränk und Mehlspeise, dazu Berichte nach Tag und Gericht.
Bar: Ausschankmengen je Portion in der Rezeptur und Lagerstände der Getränke.
Pizzeria: digitale QR-Karte, eine Rezeptur je Pizza und Bestellungen an die Küche.
Cateringbetrieb und Imbiss: Rezepturen mit Portionsgewichten und Kosten je Gericht.

Praxisbeispiel

Beispiel: ein Bistro mit 60 Plätzen und acht Mitarbeitenden, das im Jänner umgestellt hat. Vorher lagen die Reservierungen in einem Buch, und die Bestellungen wurden von Hand geschrieben und in die Küche getragen. Nach dem Umstieg schickt die Servicekraft die Bestellung aus der Anwendung an die Küche, und der Bericht am Abend zeigt die Umsätze nach Tag, Gericht und Servicekraft.

Messen Sie selbst: die Zeit von der Bestellaufnahme bis zur Weitergabe an die Küche, vor und nach dem Umstieg. Notieren Sie sie über ein paar Abende, dann haben Sie einen Wert für Ihr eigenes Lokal und keinen aus der Werbung.

Häufige Fehler

Sie kaufen ein System nur für die Kasse und führen die Reservierungen weiter im Buch. Beides passt dann nie zusammen.
Sie übersehen, dass die Anwendung keine Registrierkasse ist, und planen die Kasse nicht getrennt ein.
Sie erfassen keine Rezepturen mit Gewichten, daher bleibt der Wareneinsatz eine Schätzung.
Sie ignorieren die Schichterfassung, obwohl die Personalkosten zu den größten Ausgaben eines Lokals zählen.
Sie entscheiden ohne Blick auf einen vollen Abend, also genau dann, wenn das System am meisten leisten muss.

Wie 4restaurants.net hilft

Reservierungen, Saalplan, Bestellungen, Lagerstände und Schichterfassung liegen in derselben Anwendung.
Die digitale QR-Karte beruht auf den Rezepturen mit Gewichten, aus denen der Wareneinsatz berechnet wird.
Bestellungen der Servicekraft gehen direkt aus der Anwendung an die Küche.
Berichte nach Tag, Gericht und Servicekraft beruhen auf den erfassten Verkäufen.
Die Lagerstände je Zutat zeigen, was nachbestellt werden muss.

Siehe auch