Online-Tischreservierung im Restaurant: Ablauf und Umgang mit Nichterscheinen
Eine Reservierung ist mehr als eine Zeile im Buch. Sie bedeutet einen bestimmten Tisch, den Sie auf dem Saalplan wählen, und eine Bestätigung, die den Gast erreicht. Dieser Leitfaden zeigt, wie Tischreservierungen im Lokal ablaufen und wie Sie Nichterscheinen mit Schritten verringern, die Sie sofort umsetzen können.
So funktioniert es (kurze Antwort)
- Erfassen Sie die Reservierung mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl.
- Auf dem Saalplan sehen Sie, welche Tische zu dieser Zeit frei und welche belegt sind.
- Wählen Sie einen Tisch, dessen Größe zur Gruppe passt, damit eine Zweiergruppe nicht den Tisch für sechs blockiert.
- Bestätigen Sie die Reservierung mit dem Gast, wie Ihr Team es heute tut, und vermerken Sie die Bestätigung.
- Halten Sie Änderungen fest, etwa eine späte Ankunft oder eine Stornierung, direkt an der Reservierung.
Was beim Umgang mit Nichterscheinen hilft
- Eine Bestätigung mit Uhrzeit und Personenzahl und eine Erinnerung am Vortag, die Ihr Team versendet.
- Sagen Sie dem Gast, wie er rechtzeitig absagen kann, damit der Tisch frei wird und nicht leer bleibt.
- Eine klare Stornoregel für große Gruppen und volle Abende, sofern Sie eine haben.
- Stornobedingungen, die schriftlich festgelegt sind und vor der Bestätigung genannt werden.
- Bestätigen Sie die Abendreservierungen am Tag selbst, telefonisch oder schriftlich.
- Unterschiedliche Regeln für Gäste, die häufig nicht erscheinen, legen Sie selbst fest.
Tabelle: Reservierungskanäle
Woher die Reservierungen kommen und worauf Sie je Kanal achten sollten
| Kanal | Was gut funktioniert | Hauptrisiko |
|---|---|---|
| Telefon | Sonderwünsche und große Gruppen | Geht verloren, wenn die Rezeption sie nicht sofort einträgt |
| Formular auf der Website | Reservierungen, die direkt vom Gast kommen | Doppelbuchungen, wenn der Saalplan nicht geprüft wird |
| Soziale Medien und Nachrichtendienste | Jüngeres Publikum und kurzfristige Reservierungen | Gespräche bleiben offen, ohne Telefonnummer |
| Externe Plattformen | Sichtbarkeit bei neuen Gästen | Provision, und die Gastdaten bleiben nicht bei Ihnen |
| Laufkundschaft | Füllt die Lücken, die Stornierungen lassen | Belegt reservierte Tische, wenn die Liste nicht aktuell ist |
Praxisbeispiel mit Ihren eigenen Zahlen
Beispiel: ein Restaurant mit 60 Plätzen, zwei Essenszeiten am Abend und 25 Reservierungen pro Abend. Kommen einige Gäste nicht, bleiben die Tische leer, und die Plätze lassen sich am selben Abend nicht mehr verkaufen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen: die Zahl der leeren Tische pro Abend, mal Ihr durchschnittlicher Umsatz pro Tisch, mal die Abende im Monat. So sehen Sie, was eine einzige Ursache kostet.
Rechtzeitige Bestätigung, eine klare Stornoregel und das Festhalten leerer Tische nach jedem Service können Sie selbst verfolgen. Vergleichen Sie die Werte Monat für Monat.
Was Sie rechtlich wissen müssen
- Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Reservierung sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie Sie sie für die Reservierung und die Gästehistorie brauchen.
- Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist keine Werbung. Werbliche Nachrichten brauchen eine eigene Einwilligung.
- Die Stornobedingungen müssen Gästen vor der Bestätigung klar mitgeteilt werden. Bei Anzahlungen oder Stornogebühren lassen Sie die Formulierung rechtlich prüfen.
- Der Beleg wird über Ihre Registrierkasse für den tatsächlich kassierten Betrag ausgestellt, nicht über die Reservierung.
Häufige Fehler
- Sie bestätigen nach Personenzahl statt nach Tisch und merken dann, dass kein Tisch für sechs frei ist.
- Sie schicken eine einzige Bestätigung und danach nichts. Ein Gast, der es vergessen hat, bekommt so kein Signal.
- Sie notieren nirgends die Gäste, die nicht erschienen sind, und wiederholen denselben Fehler beim nächsten Mal.
- Sie nennen die Stornobedingungen erst nach der Bestätigung. Das ist ein rechtliches Risiko und oft eine verlorene Reservierung.
- Sie erkennen die durch Stornierungen frei gewordenen Tische nicht rechtzeitig, sodass ein Tisch bis 21 Uhr leer bleibt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Der Saalplan zeigt, welcher Tisch frei ist und welcher zu einer bestimmten Uhrzeit reserviert ist.
- Jede Reservierung liegt auf einem Tisch, mit Personenzahl und Uhrzeit.
- Reservierungen, Saalplan und Bestellungen liegen in derselben Anwendung.
- Die Reservierungen jedes Tages stehen auf demselben Saalplan, Raum für Raum.