Welche Software nutzen Gastbetriebe für Tischreservierungen?

Gastbetriebe nutzen ein Reservierungsmodul, das an den Saalplan gebunden ist, und keinen einfachen Kalender. Der praktische Unterschied: Ein Kalender sagt Ihnen, dass um 20 Uhr 25 Personen kommen. Der Saalplan sagt Ihnen, dass Sie um diese Zeit keinen freien Tisch für sechs haben.

Kurze Antwort

Gastbetriebe verwenden ein Reservierungsmodul mit Saalplan, das eine Buchung an einen konkreten Tisch bindet und nicht nur an eine Anzahl von Plätzen.
Das Programm führt die Reservierungen in einer einzigen Liste, die Sie in derselben Anwendung sehen.
Bestätigungen an Gäste versenden Sie über Ihren üblichen Kanal, etwa Telefon oder E-Mail.
Jede Reservierung ist mit Personenzahl, Uhrzeit und Tisch gespeichert, und die Daten bleiben in derselben Anwendung wie Speisekarte und Bestellungen.
Kontaktdaten aus der Reservierung sind personenbezogene Daten, die Sie nur für die Reservierung verwenden.

Was die Software leisten muss

Den Saalplan zeigen, mit freien und reservierten Tischen für jedes Zeitfenster.
Die Tischgröße zur Gruppe passend wählen lassen, damit eine Zweiergruppe nicht den Sechser-Tisch blockiert.
Die Reservierungen nach Tag und Uhrzeit anzeigen, damit Sie den Service planen können.
Die Kontaktdaten des Gastes an jeder Reservierung festhalten, damit Sie ihn erreichen.
Die Stornobedingungen vor der Bestätigung zeigen, falls Sie welche haben.
In derselben Anwendung wie Speisekarte und Bestellungen liegen, sonst arbeitet die Rezeption an zwei Orten.

Was die Rechtslage verlangt

Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Reservierung sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie Sie sie brauchen.
Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist keine Werbung; werbliche Nachrichten brauchen eine eigene Einwilligung.
Die Verbraucherinformation verlangt, dass Stornobedingungen vor der Bestätigung klar mitgeteilt werden.

Praxisbeispiel

Beispiel: Freitagabend, ein Restaurant mit 60 Plätzen hat 25 Reservierungen, und einige Gäste erscheinen nicht. Jeder leere Tisch bedeutet Plätze, die Sie nicht mehr verkaufen können. Rechnen Sie den Verlust mit Ihren Zahlen: Zahl der leeren Tische mal durchschnittlicher Umsatz pro Tisch.

Ein Kalender oder ein Buch zeigt nicht, welche Tische vor dem Ansturm noch frei sind. Der Saalplan zeigt auf einen Blick, welche Tische noch verfügbar sind.

Häufige Fehler

Sie nutzen einen allgemeinen Kalender, der nichts über Tische und deren Größe weiß.
Sie führen telefonische Reservierungen im Buch und Online-Reservierungen woanders. Beide passen nie zusammen.
Sie nennen die Stornobedingungen nicht vor der Bestätigung. Das kann zu einem rechtlichen Risiko werden.
Sie notieren nirgends die Reservierungen, die nicht eingehalten wurden, und wiederholen denselben Fehler mit denselben Gästen.

Wie 4restaurants.net hilft

Saalplan und Reservierungen liegen in derselben Anwendung wie die Bestellungen des Abends.
Jede Reservierung steht auf einem Tisch, mit Personenzahl und Uhrzeit.
Die Reservierungen sehen Sie tagesgenau und Zeitfenster für Zeitfenster, für die Planung des Service.

Siehe auch