Inventario y pérdidas en restaurante: cómo controlar las existencias
En un restaurante el dinero se pierde en porciones de 30 gramos. La diferencia entre lo que debió usarse según las fichas y lo que se usó es la variación. Esta guía explica cómo controlarla.
Cómo controlar las existencias (respuesta corta)
- Registre cada entrada de mercancía con cantidad, precio y lote, el mismo día.
- Tenga una ficha técnica con gramajes para cada plato.
- Anote las pérdidas por separado: bajas, roturas, vencimientos, anulaciones y comidas del personal.
- Cuente por zonas: barra cada semana, perecederos dos veces por semana y despensa cada mes.
- Compare cada mes el consumo real con el teórico, y revise cualquier diferencia mayor al 3 %.
Consumo teórico frente a consumo real
Consumo real = inventario inicial + entradas − inventario final.
Consumo teórico = cada venta multiplicada por el gramaje de su ficha. La diferencia es la variación: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en la barra: 12 botellas de 700 ml (8,4 L), 6 más (4,2 L) y al final 5 botellas y 300 ml (3,8 L). Consumo real: 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Con 168 porciones de 50 ml, el consumo teórico es 8,4 L. La variación de 0,4 L son 8 porciones perdidas: unos 120.000 COP a un precio de venta ilustrativo de 15.000 COP.
Tabla: tipos de pérdida y dónde se registran
Pérdidas, ejemplo y documento que corresponde
| Tipo de pérdida | Ejemplo | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras | En la ficha, como rendimiento medido |
| Vencimiento | Lácteos vencidos sin usar | Nota de baja, con lote y cantidad |
| Rotura | Una botella caída en la barra | Nota de baja, a valor de compra |
| Anulación | Plato devuelto a la cocina | Motivo anotado en los registros |
| Comida del personal | Almuerzo antes de abrir | Consumo interno, separado de ventas |
| Cortesía | Postre por una queja | Consumo promocional, aprobado |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia del conteo por zona
| Zona | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra | Semanal | Alto valor y variación alta |
| Perecederos | Dos veces por semana | Riesgo de vencimiento y de error |
| Despensa seca | Mensual | Rotación lenta |
| Inventario valorizado | Mensual y al cierre del año | Base del resultado y requisito contable |
Lo que dice la normativa
- El inventario de cierre de año es un requisito contable; confirme el método con su contador.
- Debe poder identificar al proveedor de cada lote recibido.
- Los procedimientos de alimentos exigen registrar temperaturas y fechas de consumo.
- FEFO: lo primero que vence sale primero.
- Guarde las facturas de compra con los soportes contables del local.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez al mes: se pierden 30 días de evidencia.
- No registrar las comidas del personal, que aparecen como pérdida sin explicación.
- Contar botellas abiertas como llenas o vacías, en lugar de estimar.
- Recibir mercancía sin pesarla y encontrar después un faltante.
- Comparar solo el valor total: una variación de 8 % en un producto se diluye.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de inventario están junto a fichas técnicas y pedidos.
- Los reportes por plato muestran qué se vendió.
- Las ventas por día, plato y mesero se comparan con lo que salió del inventario.
- Los niveles por ingrediente ayudan a decidir qué comprar.
- El inventario se descuenta según las recetas, así la variación se ve plato por plato.