Inventario y mermas en el restaurante: cómo controlar el stock
En un restaurante, la plata no se pierde de golpe, sino en porciones de 30 gramos. La diferencia entre lo que deberías haber consumido según las recetas y lo que consumiste de verdad se llama varianza. Esta guía explica cómo controlar el stock: la fórmula, un ejemplo con números, los tipos de merma y cada cuánto contar cada zona.
Cómo controlar el stock (respuesta corta)
- Registrá cada ingreso de mercadería con cantidad, precio y lote, el mismo día que llega al local.
- Tené una receta con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Anotá las mermas por separado: bajas, roturas, vencimientos, comandas anuladas y comida del personal.
- Contá por zona con frecuencias distintas: barra cada semana, perecederos dos veces por semana y depósito seco una vez por mes.
- Compará cada mes el consumo real con el teórico e investigá cualquier diferencia por encima de tu umbral, por ejemplo 3%.
Consumo teórico vs. consumo real
La fórmula del consumo real es simple: stock inicial + compras − stock final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada producto vendido por el gramaje de su receta. La diferencia entre ambos es la varianza: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en la barra: empezaste el mes con 12 botellas de whisky de 0,7 L (8,4 L), recibiste 6 botellas (4,2 L) y te quedaron 5 botellas enteras más 0,3 L (3,8 L). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Contá los tragos vendidos: 168 tragos de 50 ml equivalen a 8,4 L de consumo teórico. La varianza es de 0,4 L, es decir, 8 tragos perdidos. Con un precio ilustrativo de $22 el trago, son $176 en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde se registran
Mermas en un restaurante, con un ejemplo concreto y el documento que corresponde
| Tipo de merma | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Pérdida técnica | Limpieza de verduras, corte de carne | En la receta, como rendimiento medido en tu cocina |
| Vencimiento | Lácteos sin usar hasta la fecha límite | Vale de baja, con lote y cantidad |
| Rotura y deterioro | Una botella caída en la barra | Vale de baja, al valor de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Plato devuelto a cocina | El motivo de la anulación, anotado en los registros del local |
| Comida del personal | El almuerzo del equipo, antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Cortesías a clientes | Postre ofrecido tras un reclamo | Consumo promocional, aprobado por el encargado |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia de conteo por zona, en un restaurante con cocina y barra
| Zona | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Valor alto por unidad y varianza alta |
| Perecederos (carne, pescado, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de vencimiento y de pedidos equivocados |
| Depósito seco (harina, pastas, conservas) | Mensual | Rotación lenta, pérdidas poco frecuentes |
| Inventario completo, valorizado | Mensual, más el de cierre de ejercicio | Base del resultado mensual y dato que pide el balance al cierre |
Lo que dice la normativa
- El inventario de cierre de ejercicio forma parte de los balances. Coordinalo con tu contador, que define el método de valuación.
- La trazabilidad es una obligación: tenés que poder identificar al proveedor de cada lote recibido, según la normativa alimentaria vigente.
- Los procedimientos basados en HACCP piden registrar temperaturas y fechas de consumo, cuando la normativa sanitaria del local lo exige.
- La rotación FEFO —lo que vence primero, sale primero— es la regla práctica para respetar las fechas de consumo.
- Los comprobantes de compra deben guardarse ordenados, como respaldo de las declaraciones que correspondan ante la administración tributaria.
Errores frecuentes
- Hacer inventario una vez por mes en la barra: cuando detectás la varianza, ya perdiste 30 días de evidencia.
- No anotar la comida del personal, que aparece como pérdida inexplicable en el reporte.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en lugar de estimar lo que queda.
- Recibir mercadería sin pesarla y después encontrar en el inventario un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar sólo el valor total del stock y no el consumo por producto: una varianza de 8% en un solo producto se diluye en el promedio.
Cómo te ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock de cada ingrediente están en la misma aplicación que las recetas y las comandas.
- Cada plato tiene su receta, y los reportes por plato muestran qué se vendió.
- Los reportes por día, por plato y por mozo muestran las ventas, para compararlas con lo que salió del stock.
- Los niveles de stock por ingrediente te ayudan a decidir qué hay que comprar.
- La trazabilidad (proveedor, lote y fecha de consumo) la guardás en los registros del local, junto con los comprobantes de ingreso.