Inventario y mermas en el restaurante: cómo tener el stock bajo control
En un restaurante, la plata no se pierde de golpe: se escapa en medidas y porciones. La diferencia entre lo que deberías haber usado según las fichas técnicas y lo que realmente usaste se llama varianza. Esta guía muestra cómo encontrarla: la fórmula, un ejemplo numérico, los tipos de merma y cada cuánto contar cada sector.
Cómo tener el stock bajo control (respuesta corta)
- Registrá cada entrada de mercadería con cantidad, precio y lote, el día que llega al local.
- Tené una ficha técnica con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Anotá por separado las mermas: bajas, roturas, vencimientos, comandas anuladas y la comida del personal.
- Contá por sector con frecuencias distintas: barra cada semana, perecederos dos veces por semana y depósito seco cada mes.
- Compará cada mes el consumo real con el teórico, e investigá cualquier diferencia por encima de tu umbral, por ejemplo 3 %.
Consumo teórico frente a consumo real
La fórmula del consumo real es simple: stock inicial + compras − stock final = consumo real.
El consumo teórico sale de multiplicar cada producto vendido por el gramaje de su ficha técnica. La diferencia entre ambos es la varianza: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en la barra: empezaste el mes con 12 botellas de whisky de 0,7 L (8,4 L), recibiste 6 botellas (4,2 L) y te quedaron 5 botellas llenas más 0,3 L (3,8 L). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Contá los tragos vendidos: 168 porciones de 50 ml equivalen a 8,4 L de consumo teórico. La varianza es de 0,4 L, es decir, 8 porciones perdidas. Si cada porción tiene un valor de 22 (cifra de ejemplo, sin moneda), son 176 solo en ese producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde se registran
Mermas de un restaurante, con un ejemplo concreto y el registro que corresponde
| Tipo de merma | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras, fileteado de carne | En la ficha técnica, como rendimiento medido en tu cocina |
| Vencimiento | Lácteos sin usar después de la fecha de consumo | Vale de baja, con lote y cantidad |
| Rotura y daño | Una botella que se cae en la barra | Vale de baja, al costo de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Plato que vuelve a cocina | El motivo de la anulación, anotado en el registro del local |
| Comida del personal | El almuerzo del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Cortesías a clientes | Postre ofrecido después de un reclamo | Consumo promocional, aprobado por el encargado |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia de conteo por sector, en un restaurante con cocina y barra
| Sector | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Valor alto por unidad y varianza alta |
| Perecederos (carnes, pescados, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de vencimiento y de pedidos mal hechos |
| Depósito seco (harina, pastas, conservas) | Mensual | Rotación lenta, pocas pérdidas |
| Inventario completo, valuado | Mensual, y un valuado al cierre del ejercicio | Base del resultado del mes y cifra de cierre que piden tus cuentas |
Qué dice la normativa, en general
- El inventario al cierre del ejercicio, valuado, forma parte de los estados contables; consultá con tu contador el método que corresponde.
- Hace falta poder identificar al proveedor de cada lote recibido, para la trazabilidad de los alimentos.
- Los procedimientos basados en buenas prácticas de manipulación exigen registrar temperaturas y fechas de consumo.
- La rotación primero en vencer, primero en salir, es la regla práctica para respetar las fechas de consumo.
- Los remitos de compra se guardan junto a los registros de IVA, según lo que pida el organismo fiscal para tu caso.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez por mes: cuando aparece la varianza, ya perdiste 30 días de evidencia.
- No anotar la comida del personal, que aparece como pérdida inexplicable en el reporte.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en lugar de estimar lo que queda.
- Recibir mercadería sin pesarla y después encontrar un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock y no el consumo por producto: una varianza de 8 % en un solo producto se diluye en el promedio.
Cómo te ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock de los ingredientes están en la misma aplicación que las fichas técnicas y las comandas.
- Cada plato tiene su ficha, y los reportes por plato muestran qué se vendió.
- Los reportes por día, por plato y por mozo muestran las ventas, para compararlas con lo que salió del stock.
- Los niveles por ingrediente te ayudan a decidir qué hay que comprar.
- La trazabilidad (proveedor, lote y fecha de consumo) se guarda en el registro del local, junto a los remitos de entrada.