Inventur und Schwund im Restaurant: So kontrollieren Sie Lager und Verluste
Im Restaurant verschwindet das Geld selten auf einmal, sondern in Portionen von 30 Gramm. Die Differenz zwischen dem Verbrauch laut Rezeptur und dem tatsächlichen Verbrauch heisst Abweichung. Dieser Ratgeber zeigt die Formel, ein Zahlenbeispiel, die Arten von Schwund und die Inventurfrequenz je Bereich.
So kontrollieren Sie Ihr Lager (Kurzantwort)
- Erfassen Sie jeden Wareneingang mit Menge, Preis und Charge am Tag, an dem die Ware im Betrieb ankommt.
- Führen Sie für jedes Gericht eine Rezeptur mit Gewichten, damit Sie wissen, was jeder Verkauf verbraucht.
- Erfassen Sie Verluste getrennt: Ausbuchungen, Bruch, Verfall, stornierte Tischbestellungen und die Mahlzeit des Personals.
- Inventarisieren Sie nach Bereichen in unterschiedlichen Rhythmen: Bar wöchentlich, Frischwaren zweimal pro Woche, Trockenlager monatlich.
- Vergleichen Sie den Ist- mit dem Soll-Verbrauch jeden Monat und klären Sie jede Abweichung über 3 % ab.
Soll-Verbrauch gegenüber Ist-Verbrauch
Die Formel für den Ist-Verbrauch ist einfach: Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand = Ist-Verbrauch.
Der Soll-Verbrauch ergibt sich, wenn Sie jedes verkaufte Produkt mit dem Gewicht aus seiner Rezeptur multiplizieren. Die Differenz ist die Abweichung: der Verlust, den niemand sieht.
Beispiel an der Bar: Sie beginnen den Monat mit 12 Flaschen Whisky zu je 0.7 l (8.4 l), erhalten 6 Flaschen (4.2 l) und haben am Ende 5 Flaschen plus 0.3 l übrig (3.8 l). Der Ist-Verbrauch beträgt 8.4 + 4.2 − 3.8 = 8.8 l.
Zählen Sie die verkauften Portionen: 168 Portionen zu 50 ml ergeben einen Soll-Verbrauch von 8.4 l. Die Abweichung beträgt 0.4 l, also 8 verlorene Portionen. Bei 22 Franken pro Portion sind das 176 Franken für ein einziges Produkt. Der Verlust summiert sich über alle Bar-Produkte.
Tabelle: Verlustarten und wo Sie sie erfassen
Verluste im Restaurant mit einem konkreten Beispiel und dem passenden Beleg
| Verlustart | Konkretes Beispiel | Wo er erfasst wird |
|---|---|---|
| Technischer Verlust | Putzen von Gemüse, Parieren von Fleisch | In der Rezeptur, als Ausbeute aus der eigenen Küche |
| Verfall | Milchprodukte nach dem Verbrauchsdatum | Ausbuchungsbeleg mit Charge und Menge |
| Bruch und Beschädigung | Eine Flasche, die an der Bar fällt | Ausbuchungsbeleg zum Einkaufswert |
| Stornierte oder zurückgegebene Tischbestellung | Gericht, das zurück in die Küche geschickt wird | Stornierungsgrund, in den Betriebsunterlagen festgehalten |
| Mahlzeit des Personals | Das Mittagessen des Teams vor der Öffnung | Interner Verbrauch, getrennt von den Verkäufen |
| Gratisabgaben an Gäste | Gratis abgegebenes Dessert nach einer Reklamation | Verbrauch zu Werbezwecken, von der Leitung genehmigt |
Tabelle: Wie oft Sie inventarisieren
Inventurfrequenz nach Bereichen in einem Restaurant mit Küche und Bar
| Bereich | Frequenz | Warum |
|---|---|---|
| Bar (Spirituosen, Getränke) | Wöchentlich | Hoher Wert pro Einheit und grosse Abweichung |
| Frischprodukte (Fleisch, Fisch, Milchprodukte) | Zweimal pro Woche | Gefahr des Verfalls und der falschen Bestellung |
| Trockenlager (Mehl, Pasta, Konserven) | Monatlich | Langsamer Umschlag, seltene Verluste |
| Vollständige Inventur, bewertet | Monatlich, dazu die jährliche Inventur | Grundlage des Monatsergebnisses und des Jahresabschlusses |
Was das Gesetz verlangt
- Die Inventur am Jahresende mit Bewertung klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.
- Die Rückverfolgbarkeit ist Pflicht: Sie müssen den Lieferanten jeder erhaltenen Charge nennen können (Lebensmittelrecht).
- Die Selbstkontrolle nach den HACCP-Grundsätzen verlangt Aufzeichnungen zu Temperaturen und Verbrauchsdaten (Lebensmittelgesetz, LMG).
- FEFO heisst First Expired, First Out: zuerst verbrauchen, was zuerst abläuft. So halten Sie die Verbrauchsdaten ein.
- Gäste- und Personaldaten, die Sie bei Reservationen oder der Zeiterfassung speichern, unterliegen dem Datenschutzgesetz (DSG).
Häufige Fehler
- Sie zählen die Bar nur einmal im Monat. Bis Sie die Abweichung entdecken, haben Sie bereits 30 Tage Belege verloren.
- Sie erfassen die Mahlzeit des Personals nicht. Deshalb erscheint sie im Bericht als unerklärter Verlust.
- Sie zählen angebrochene Flaschen als voll oder leer, statt den Restinhalt zu schätzen.
- Sie nehmen Ware ungewogen an und finden bei der Inventur später einen Fehlbestand, der nie angekommen ist.
- Sie vergleichen nur den Gesamtwert des Lagers, nicht den Verbrauch je Produkt. Eine Abweichung von 8 % bei einem einzigen Produkt verschwindet im Durchschnitt.
So hilft Ihnen 4restaurants.net
- Die Lagerstände der Zutaten stehen in derselben Anwendung wie die Rezepturen und die Tischbestellungen.
- Jedes Gericht hat seine Rezeptur, und die Auswertungen pro Gericht zeigen, was verkauft wurde.
- Die Auswertungen pro Tag, Gericht und Person im Service zeigen die Verkäufe. Vergleichen Sie diese mit dem Lagerabgang.
- Die Lagerstände pro Zutat helfen Ihnen zu entscheiden, was noch nachbestellt werden muss.
- Die Rückverfolgbarkeit (Lieferant, Charge, Verbrauchsdatum) halten Sie in den Betriebsunterlagen fest.