Restaurantsoftware auswählen: Checkliste für Gastbetriebe, Cafés und Bars
Eine gute Software für Gastbetriebe verbindet Reservation, Bestellung, Küche und Lager in einem Ablauf. Wer die falsche Lösung wählt, führt Reservationen im Buch und wertet den Tag von Hand aus. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Sie achten sollten und welche Kosten Sie einplanen müssen.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die vier Kernmodule: Reservation mit Saalplan, Speisekarte mit Rezepturen, Bestellungen an die Küche und Lagerführung.
- Die Software ist keine Registrierkasse und stellt keine Rechnungen aus. Klären Sie schriftlich, wer das übernimmt.
- Prüfen Sie den Ablauf in einem vollen Service: Reservation, Bestellung, Weitergabe an die Küche, Tischabschluss, Auswertung.
- Verlangen Sie Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicemitarbeitende. Ohne sie fehlt die Grundlage für Anpassungen.
- Rechnen Sie die Gesamtkosten durch: Abonnement, Geräte für Saal und Küche, Schulung und Einrichtung der Speisekarte.
Die wichtigsten Funktionen
- Reservationen mit Saalplan, auf dem Sie reservierte und freie Tische sehen.
- Digitale Speisekarte mit QR-Code, verknüpft mit Rezepturen, Portionsgewichten und dem Wareneinsatz jedes Gerichts.
- Bestellungen, die am Tisch aufgenommen und an die Küche weitergeleitet werden.
- Lagerbestände der Zutaten, abgeglichen mit den Rezepturen, in denen sie vorkommen.
- Zeiterfassung der Schichten für Ihr Team.
- Verkaufsauswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicemitarbeitende.
Tabelle: Einzelne Hilfsmittel gegenüber einer Software für Gastbetriebe
Viele Gastbetriebe starten mit Notizen auf Papier. Die Tabelle zeigt den Unterschied.
Einzelne Hilfsmittel gegenüber einer Software für Gastbetriebe
| Kriterium | Einzelne Hilfsmittel | Software für Gastbetriebe |
|---|---|---|
| Reservationen | Reservationsbuch und Nachrichten am Telefon | Saalplan mit den reservierten Tischen |
| Speisekarte | Gedruckte Datei, von Hand aktualisiert bei jeder Preisänderung | Digitale Speisekarte mit QR-Code, verknüpft mit Rezepturen |
| Bestellung | Handgeschriebener Zettel, in die Küche getragen | Die Bestellung geht aus der Anwendung an die Küche |
| Lager | Inventur in einer Tabelle, einmal im Monat | Lagerbestände der Zutaten in derselben Anwendung |
| Auswertungen | Von Hand zusammengetragen aus getrennten Notizen | Verkäufe pro Tag, pro Gericht und pro Servicemitarbeitende |
Was Sie in der Schweiz rechtlich beachten sollten
- Das Lebensmittelgesetz (LMG) verlangt Hygiene und Selbstkontrolle in jedem Gastbetrieb.
- Kantonale Behörden kontrollieren die Lebensmittelhygiene. Halten Sie Eigenkontrollen schriftlich fest.
- Bei unverpackten Speisen müssen Allergene für Gäste nachvollziehbar sein, etwa auf der Speisekarte.
- Die Selbstkontrolle beruht auf den HACCP-Grundsätzen: Gefahren erkennen, kritische Kontrollpunkte festlegen, Ergebnisse festhalten.
- Die Mehrwertsteuer (MWST) ist im Gastgewerbe je nach Leistung unterschiedlich geregelt. Fragen Sie Ihre Treuhandstelle.
- Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen Sie nach dem Arbeitsgesetz (ArG), je nach Betriebs- und Vertragssituation.
- Gäste- und Reservationsdaten sind Personendaten nach dem Datenschutzgesetz (DSG). Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie nötig.
Worauf es je nach Betriebsart ankommt
- Restaurant mit Karte: Saalplan, reservierte Tische und Bestellungen, die direkt an die Küche gehen.
- Café: einfache Speisekarte, Rezeptur für jedes Getränk, Auswertungen pro Tag und pro Gericht.
- Bar: Portionsgrössen in der Rezeptur, etwa für Spirituosen und Cocktails, und Lagerbestände der Getränke.
- Pizzeria: digitale Speisekarte mit QR-Code, eine Rezeptur je Pizza, Bestellungen an die Küche.
- Catering und Personalrestaurant: Rezepturen mit Portionsgewicht und Wareneinsatz.
Praxisbeispiel
Beispiel: ein Bistro mit 60 Plätzen und 8 Mitarbeitenden. Früher lagen Reservationen im Buch und Bestellungen auf Zetteln. Heute geht die Bestellung direkt aus der Anwendung an die Küche, und die Auswertung zeigt die Verkäufe pro Tag, pro Gericht und pro Servicemitarbeitende.
Messen Sie selbst nach: die Zeit von der Bestellung bis zur Küche, vor und nach dem Wechsel. Notieren Sie sie an einigen Abenden, damit Sie eine Zahl für Ihren Betrieb haben.
Häufige Fehler
- Sie führen Reservationen im Buch und die Verkäufe in einer separaten Lösung. Danach passen die Zahlen nie zusammen.
- Sie übertragen Bestellungen von Hand von einem System ins andere und erfassen sie doppelt.
- Sie pflegen keine Rezepturen mit Gewichten, daher bleibt der Wareneinsatz eine Schätzung.
- Sie erfassen die Schichten nicht, obwohl die Personalkosten zu den grössten Ausgaben gehören.
- Sie entscheiden, ohne den Ablauf an einem vollen Abend beobachtet zu haben.
So unterstützt Sie 4restaurants.net
- Reservationen, Saalplan, Bestellungen, Lager und Zeiterfassung liegen in derselben Anwendung.
- Die digitale Speisekarte basiert auf Rezepturen mit Gewichten, aus denen der Wareneinsatz berechnet wird.
- Eine Bestellung aus dem Saal erreicht die Küche.
- Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicemitarbeitende beruhen auf den erfassten Verkäufen.
- Sie übertragen Daten zwischen Reservation, Speisekarte und Küche nicht von Hand.