Tischreservationen im Gastbetrieb: Ablauf und Umgang mit Nichterscheinen
Eine Reservation ist mehr als ein Eintrag im Buch. Sie bedeutet einen bestimmten Tisch, den Sie auf dem Saalplan wählen, und eine Bestätigung, die den Gast erreicht. Dieser Ratgeber zeigt, wie Tischreservationen funktionieren und wie Sie mit Nichterscheinen umgehen, mit Schritten, die Sie sofort umsetzen können.
So funktioniert es (Kurzantwort)
- Erfassen Sie die Reservation mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl im Reservationsmodul.
- Auf dem Saalplan sehen Sie, welche Tische zu dieser Zeit frei und welche reserviert sind.
- Wählen Sie einen Tisch, dessen Grösse zur Gruppe passt.
- Bestätigen Sie die Reservation selbst gegenüber dem Gast, telefonisch oder schriftlich.
- Teilen Sie Änderungen dem Gast direkt mit, am besten am selben Tag.
Was gegen Nichterscheinen hilft
- Eine persönliche Bestätigung am Vortag, telefonisch oder schriftlich.
- Sagen Sie dem Gast, wie er rechtzeitig absagen kann, damit der Tisch frei wird.
- Eine klare Stornierungsregel für grosse Gruppen und volle Abende.
- Stornierungsbedingungen, die vor der Bestätigung klar genannt werden.
- Abendreservationen am selben Tag bestätigen, bevor der Service beginnt.
- Unterschiedliche Regeln für Gäste, die häufig nicht erscheinen, die Sie selbst festlegen.
Tabelle: Die Reservationskanäle
Woher Reservationen kommen und was Sie je Kanal beobachten sollten
| Kanal | Was gut funktioniert | Das Hauptrisiko |
|---|---|---|
| Telefon | Besondere Wünsche und grosse Gruppen | Geht verloren, wenn der Empfang sie nicht sofort erfasst |
| Formular auf der Website | Reservationen, die direkt von Gästen kommen | Doppelbelegung, wenn der Saalplan nicht geprüft wird |
| Soziale Netzwerke und Nachrichten | Jüngeres Publikum und kurzfristige Reservationen | Gespräche bleiben offen, oft ohne Telefonnummer |
| Fremde Buchungsportale | Sichtbarkeit bei neuen Gästen | Kommission; die Gästedaten bleiben nicht bei Ihnen |
| Spontanbesuch | Füllt die Lücken, die Absagen hinterlassen | Blockiert reservierte Tische, wenn die Liste nicht aktuell ist |
Praxisbeispiel mit Ihren eigenen Zahlen
Hypothetisches Beispiel: ein Restaurant mit 60 Plätzen, zwei Durchgängen pro Abend und 25 Reservationen am Abend. Erscheint ein Teil der Gäste nicht, bleiben Tische leer, und die Plätze lassen sich am selben Abend nicht mehr verkaufen.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: leere Tische pro Abend, multipliziert mit dem durchschnittlichen Umsatz eines Tisches, dann mit der Anzahl Abende im Monat. Das Ergebnis zeigt, was eine einzige Ursache kostet.
Rechtzeitige Bestätigung, eine klare Stornierungsregel und das Notieren leerer Tische nach jedem Service verfolgen Sie am besten selbst, Monat für Monat. Vergleichen Sie die Zahlen von einem Monat zum nächsten.
Was Sie rechtlich wissen sollten
- Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Reservation sind Personendaten nach dem Datenschutzgesetz (DSG). Bewahren Sie sie nur so lange auf, wie Sie sie brauchen.
- Werbung an Gäste braucht in der Regel deren vorherige Einwilligung. Reine Auskünfte zu einer bestehenden Reservation sind keine Werbung.
- Teilen Sie die Stornierungsbedingungen vor der Bestätigung mit. Nur so ist klar, was ein Gast bei einer kurzfristigen Absage zu tragen hat.
- Die Mehrwertsteuer (MWST) gilt auch für Umsätze aus einer Reservation. Klären Sie die Sätze mit Ihrer Treuhandstelle.
Häufige Fehler
- Sie bestätigen nach Anzahl der Plätze statt nach Tisch und merken dann, dass kein Tisch für 6 Personen frei ist.
- Sie bestätigen einmal und melden sich danach nicht mehr, sodass ein vergesslicher Gast keinerlei Hinweis erhält.
- Sie halten nirgends fest, welche Gäste nicht erschienen sind, und machen den Fehler beim nächsten Mal wieder.
- Sie nennen die Stornierungsbedingungen nicht vor der Bestätigung. Das ist ein rechtliches Risiko und eine verlorene Reservation.
- Sie bemerken freigewordene Tische nicht rechtzeitig, sodass ein Tisch bis 21.00 Uhr leer bleibt.
So unterstützt Sie 4restaurants.net
- Der Saalplan zeigt, welcher Tisch zu einer Uhrzeit frei und welcher reserviert ist.
- Reservationen werden pro Tisch, pro Raum und pro Zeitfenster erfasst.
- Sie sehen auf dem Saalplan, welche Zeitfenster belegt sind.
- Reservationen, Saalplan, Bestellungen und Lager liegen in derselben Anwendung.