Guía: cómo elegir un software de gestión para restaurantes en Chile

Criterios esenciales (respuesta corta)

1. Revise que cubra cuatro módulos: reservas en el plano del salón, carta con recetas, comandas a cocina y control de stock.
2. Pida una demostración en un viernes de mucho movimiento, desde la reserva hasta el informe.
3. Aclare con el proveedor qué tareas del local cubre el software y cuáles quedan fuera.
4. Pida informes por día, por producto y por garzón.
5. Calcule el costo total: suscripción, equipos, capacitación y tiempo para cargar la carta.

Funciones esenciales

• Reservas en el plano del salón, con mesas reservadas y libres por horario.
• Carta digital con código QR, vinculada a las recetas y al costo de cada plato.
• Comandas tomadas en la mesa y enviadas a la cocina.
• Niveles de stock de ingredientes, en la misma aplicación que la carta.
• Control de turnos para el equipo.
• Informes de ventas por día, por producto y por garzón.

Tabla: planillas separadas vs. software dedicado al restaurante

Muchos locales parten con un cuaderno, mensajes para los turnos y una planilla de inventario. La tabla compara ese esquema con un sistema único.

Planillas separadas vs. software dedicado al restaurante

Obligaciones que conviene revisar en Chile

• Las ventas deben respaldarse con documentos tributarios de un sistema autorizado por el Servicio de Impuestos Internos.
• Confirme con su contador qué programas y equipos deben cumplir esas exigencias.
• La Seremi de Salud fiscaliza la higiene y la manipulación de alimentos; lleve registros de limpieza y de temperaturas.
• Si sirve platos sin envasar, informe los ingredientes que causan alergias, según las exigencias sanitarias vigentes.
• Los precios de la carta deben ser claros y visibles, según la Ley del Consumidor.
• El IVA se aplica a las ventas; consulte con su contador la tasa vigente y cómo debe mostrarse.
• Los datos de contacto de los clientes son datos personales, protegidos por la Ley de Protección de la Vida Privada.

Qué importa según el tipo de local

• Restaurante à la carte: plano del salón y comandas a la cocina.
• Cafetería: carta corta, con receta de cada bebida y de cada pastelería.
• Bar: gramaje por trago y niveles de stock de licores, vinos y cervezas.
• Pizzería: carta con código QR, receta de cada pizza y comandas.
• Banquetería o food court: recetas con gramaje y costo por plato.

Ejemplo práctico

Ejemplo: un bistró de 60 cubiertos con ocho personas en el equipo. Antes, las reservas iban en un cuaderno y las comandas se llevaban a mano. Con un sistema único, la comanda sale de la aplicación hacia la cocina, y el informe de cierre muestra las ventas por día, por producto y por garzón.

Mida el tiempo entre tomar una comanda y enviarla a la cocina, antes y después del cambio, para tener una cifra propia.

Errores frecuentes

• Comprar un sistema solo para cobrar y seguir llevando las reservas en un cuaderno.
• Elegir una solución que no encaja con la sala, y volver a digitar a mano.
• No cargar las recetas con gramajes, así el costo queda como una estimación.
• Ignorar el control de turnos, aunque el personal es uno de los mayores gastos.
• Decidir sin ver el sistema en una noche de mucho movimiento.

Cómo le ayuda 4restaurants.net

• Reservas, plano del salón, comandas, stock y control de turnos en una sola aplicación.
• La carta digital con QR se basa en recetas con gramajes y en el costo de producción.
• Las comandas del garzón llegan a la cocina desde la misma aplicación.
• Los informes por día, por producto y por garzón salen de las ventas registradas.
• Una sola cuenta, sin planillas paralelas para sala, cocina y bodega.