Inventario y mermas en restaurantes: cómo mantener el stock bajo control
En un restaurante, la plata no se pierde de una vez, sino en porciones de 30 gramos o en tragos sueltos. La diferencia entre lo que debió consumirse según las recetas y lo que realmente se consumió se llama variación. Esta guía explica cómo mantener el stock bajo control: la fórmula, un ejemplo numérico, los tipos de merma y cada cuánto contar cada zona.
Cómo mantener el stock bajo control (respuesta corta)
- Registre cada entrada de mercadería con cantidad, precio y fecha de vencimiento el mismo día en que llega al local.
- Mantenga una ficha técnica con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Registre las mermas por separado: bajas por vencimiento o rotura, comandas anuladas y comida del personal.
- Haga inventario por zonas, con frecuencias distintas: barra semanal, perecibles dos veces por semana y bodega seca mensual.
- Compare cada mes el consumo real con el teórico y revise cualquier diferencia que supere su tolerancia, por ejemplo un 3%.
Consumo teórico vs. consumo real
La fórmula del consumo real es simple: stock inicial + compras − stock final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada producto vendido por el gramaje de su ficha. La diferencia entre ambos es la merma: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en barra: usted empezó el mes con 12 botellas de whisky de 0,7 L (8,4 L), recibió 6 botellas más (4,2 L) y le quedaron 5 botellas llenas y 0,3 L (3,8 L). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Cuente las porciones vendidas: 168 porciones de 50 ml equivalen a 8,4 L de consumo teórico. La variación es 0,4 L, es decir, 8 porciones perdidas. A un precio neto ilustrativo de $4.400 por porción, son $35.200 en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde se registran
Mermas en un restaurante, con un ejemplo concreto y el registro correspondiente
| Tipo de merma | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras, corte de carne | En la ficha técnica, como rendimiento medido en la cocina |
| Vencimiento | Lácteos sin usar después de su fecha | Registro de baja, con cantidad y fecha |
| Rotura y deterioro | Una botella caída en la barra | Registro de baja, al costo de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Plato devuelto a la cocina | El motivo de la anulación, anotado en el registro del local |
| Comida del personal | Almuerzo del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Cortesías a clientes | Postre ofrecido tras un reclamo | Consumo promocional, aprobado por el administrador |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia de conteo por zona, en un restaurante con cocina y barra
| Zona | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Alto valor por unidad y alta variación |
| Perecibles (carnes, pescados, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de vencimiento y de pedido equivocado |
| Bodega seca (harina, pastas, conservas) | Mensual | Rotación lenta y pocas mermas |
| Inventario completo, valorizado | Mensual, más un cierre anual | Base del resultado del mes y exigencia contable al cierre del año |
Lo que dice la normativa
- La valorización del inventario al cierre del año forma parte de la contabilidad; consulte con su contador el método que corresponde.
- Conviene identificar al proveedor de cada entrega: es información que la autoridad sanitaria puede pedir en una fiscalización.
- Los controles sanitarios exigen registros de temperaturas y de fechas de vencimiento.
- La rotación FEFO, es decir, lo que vence primero sale primero, es la regla práctica para respetar las fechas de vencimiento.
- Conserve las facturas de compra junto a su contabilidad, según lo que exija su contador.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez al mes: cuando aparece la diferencia, ya perdió 30 días de evidencia.
- No registrar la comida del personal, que aparece como pérdida sin explicación en el informe.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en vez de estimar lo que queda.
- Recibir mercadería sin pesarla y, luego, encontrar un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock y no el consumo por producto: una variación de 8% en un solo producto se diluye en el promedio.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock de los ingredientes están en la misma aplicación que las fichas técnicas y las comandas.
- Cada plato tiene su ficha técnica, y los informes por producto muestran qué se vendió.
- Los informes por día, por producto y por garzón permiten comparar las ventas con lo que salió del stock.
- Los niveles de stock por ingrediente le ayudan a decidir qué falta pedir.
- La trazabilidad, es decir, el proveedor y la fecha de vencimiento, se guarda en los registros del local junto a los documentos de compra.