Welche Software nutzen Restaurants für Tischreservierungen?
Restaurants setzen für Tischreservierungen auf ein Modul mit Saalplan, nicht auf einen einfachen Kalender. Der Unterschied im Alltag ist groß: Ein Kalender sagt Ihnen, dass um 20 Uhr 25 Gäste kommen. Der Saalplan sagt Ihnen, ob für sechs Personen noch ein Tisch frei ist.
Kurze Antwort
- Restaurants arbeiten mit einem Reservierungsmodul, das jede Buchung einem bestimmten Tisch zuordnet, nicht nur einer Personenzahl.
- Alle Reservierungen sollten in einer Liste stehen, die Sie aus derselben Anwendung einsehen können.
- Die Software zeigt, welche Tische zu welcher Uhrzeit frei und welche belegt sind.
- Sie sollte im selben Konto liegen wie Ihre Speisekarte und die Bestellungen vom Tisch.
- Kontaktdaten aus Reservierungen sind personenbezogene Daten, die Sie nur für die Reservierung verwenden dürfen (DSGVO).
Was das Programm leisten muss
- Den Saalplan mit freien und belegten Tischen für jedes Zeitfenster zeigen.
- Die Auswahl eines Tisches in passender Größe erlauben, damit ein Zweiertisch nicht eine Sechsergruppe blockiert.
- Reservierungen nach Tag und Zeitfenster anzeigen, damit Sie den Service planen können.
- Mehrere Räume oder Terrassen auf eigenen Plänen mit eigenen Tischen führen.
- Personenzahl und Uhrzeit bei jeder Reservierung festhalten.
- Im selben Konto liegen wie Karte und Bestellungen, sonst arbeitet der Empfang an zwei Stellen.
Was die Gesetzgebung verlangt
- Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen aus Reservierungen sind personenbezogene Daten nach der DSGVO und nur so lange zu speichern, wie Sie sie brauchen.
- Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist in der Regel keine Werbung. Werbliche Nachrichten brauchen eine gesonderte Einwilligung.
- Stornobedingungen nennen Sie vor der Bestätigung; sie werden Teil des Vertrags mit dem Gast.
Praxisbeispiel
Beispiel: Freitagabend, 60 Plätze, 25 Reservierungen, einige Gäste erscheinen nicht. Jeder leere Tisch ist verlorener Umsatz. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen: leere Tische je Abend, multipliziert mit dem durchschnittlichen Umsatz pro Tisch.
Ein Kalender oder ein Reservierungsbuch zeigt nicht, welche Tische vor dem Ansturm noch frei sind. Ein Saalplan zeigt es auf einen Blick.
Typische Fehler
- Sie nutzen einen allgemeinen Kalender, der nichts über Tische und ihre Größe weiß.
- Telefonische Reservierungen stehen im Buch, Online-Buchungen woanders, und beides passt nie zusammen.
- Sie nennen die Stornobedingungen nicht vor der Bestätigung, was ein rechtliches Risiko sein kann.
- Sie notieren nicht, welche Reservierungen nicht eingehalten wurden, und wiederholen denselben Fehler.
Wie 4restaurants.net hilft
- Saalplan und Reservierungen stehen in derselben Anwendung wie die Bestellungen des Abends.
- Jede Reservierung steht auf einem bestimmten Tisch, mit Personenzahl und Uhrzeit.
- Der Saalplan bleibt aktuell, wenn sich Reservierungen ändern.