Online-Tischreservierung im Gastbetrieb: Ablauf und Umgang mit Nichterscheinen

Eine Reservierung ist mehr als eine Zeile im Buch. Sie bedeutet einen bestimmten Tisch, den Sie im Saalplan wählen, und eine Zusage, auf die sich der Gast verlässt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Online-Reservierungen im Gastbetrieb ablaufen und wie Sie mit Nichterscheinen umgehen.

So funktioniert es (kurz gefasst)

Erfassen Sie die Reservierung mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl.
Der Saalplan zeigt, welche Tische zu dieser Zeit frei und welche belegt sind.
Wählen Sie einen Tisch, der zur Gruppe passt, damit ein Zweiertisch nicht eine Sechsergruppe blockiert.
Bestätigen Sie telefonisch oder per E-Mail, wie bisher, und lassen Sie die Reservierung im Plan stehen.
Pflegen Sie Änderungen wie eine Stornierung oder eine Verspätung nach, damit der Tisch rechtzeitig frei wird.

Was bei Nichterscheinen hilft

Eine Bestätigung mit Uhrzeit und Personenzahl sowie eine Erinnerung am Vortag.
Nennen Sie dem Gast, wie er rechtzeitig absagen kann, damit der Tisch frei wird.
Eine Stornoregel für große Gruppen und volle Abende, schriftlich festgehalten.
Machen Sie die Stornoregel vor der Bestätigung sichtbar, nicht erst danach.
Bestätigen Sie die Reservierungen des Abends am selben Tag noch einmal.
Eigene Regeln für Gäste, die oft nicht erscheinen. Die legen Sie selbst fest.

Tabelle: Reservierungskanäle

Woher Reservierungen kommen und worauf Sie auf jedem Kanal achten

Kanal	Was gut funktioniert	Das größte Risiko
Telefon	Besondere Wünsche und große Gruppen	Geht verloren, wenn der Empfang den Eintrag nicht sofort im Plan erfasst
Formular auf der Website	Reservierungen, die direkt vom Gast kommen	Doppelbuchungen, wenn der Saalplan nicht geprüft wird
Social Media und Messenger	Jüngeres Publikum und kurzfristige Buchungen	Gespräche, die nie zur Reservierung werden
Buchungsportale	Sichtbarkeit bei neuen Gästen	Provision, und Gastdaten, die nicht bei Ihnen bleiben
Laufkundschaft	Füllt die Lücken, die Stornierungen hinterlassen	Belegt Tische, die reserviert sind, wenn die Liste nicht aktuell ist

Praxisbeispiel mit Ihren eigenen Zahlen

Beispiel: ein Restaurant mit 60 Plätzen, zwei Serviceschichten am Abend und 25 Reservierungen. Erscheinen einige Gäste nicht, bleiben Tische leer, und die Plätze lassen sich am Abend nicht mehr verkaufen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen: leere Tische je Abend, multipliziert mit dem Umsatz je Tisch und den Öffnungsabenden im Monat. So sehen Sie, was eine einzige Ursache kostet.

Rechtzeitige Bestätigung, eine klare Stornoregel und das Notieren leerer Tische können Sie Monat für Monat selbst verfolgen.

Was Sie rechtlich wissen sollten

Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Speichern Sie sie nur so lange, wie Sie sie brauchen.
Eine Erinnerung an eine bestehende Reservierung ist in der Regel keine Werbung. Werbung braucht eine gesonderte Einwilligung.
Nennen Sie die Stornobedingungen vor der Bestätigung. Lassen Sie die Formulierung bei Anzahlungen rechtlich prüfen.
Anzahlungen und Ausfallentschädigungen können umsatzsteuerliche Folgen haben. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Typische Fehler

Sie bestätigen nach Personenzahl statt nach Tisch und merken dann, dass kein Sechsertisch frei ist.
Sie verschicken eine einzige Bestätigung und danach nichts mehr.
Sie notieren nicht, welche Gäste nicht erschienen sind, und wiederholen den Fehler.
Sie nennen die Stornoregel erst nach der Bestätigung. Das ist ein Rechtsrisiko und oft eine verlorene Buchung.
Freigewordene Tische bemerken Sie zu spät, und der Tisch bleibt bis 21 Uhr leer.

Wie 4restaurants.net hilft

Der Saalplan zeigt, welcher Tisch zu welcher Uhrzeit frei oder belegt ist.
Jede Reservierung steht auf einem bestimmten Tisch, mit Personenzahl und Uhrzeit.
Gastraum, Terrasse und weitere Bereiche haben jeweils ihre eigenen Tische.
Reservierungen, Saalplan und Bestellungen liegen in derselben Anwendung.

Siehe auch