Gastro-Software auswählen: Ratgeber für Restaurants, Cafés und Bars
Eine gute Software für Gastbetriebe verbindet Reservierung, Bestellung, Küche und Lager in einem Ablauf. Wer falsch wählt, arbeitet am Ende mit dem Reservierungsbuch, einer Karte in Word und einer Übersicht, die nicht bis zum Wareneinsatz reicht. Dieser Ratgeber zeigt die Kriterien, die im Alltag zählen, die Pflichten für Gastbetriebe in Deutschland und die Kosten, die Sie vergleichen sollten.
Die wichtigsten Kriterien (kurz gefasst)
- Prüfen Sie die vier Kernfunktionen: Tischreservierung im Saalplan, Karte mit Rezepturen, Bestellungen an die Küche und Lagerführung.
- Lassen Sie einen vollen Freitagabend zeigen: Reservierung, Bestellung am Tisch, Küche, Auswertung am Tagesabschluss.
- Klären Sie, welche bisherigen Werkzeuge bleiben, etwa Registrierkasse und Buchhaltung.
- Verlangen Sie Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicekraft.
- Rechnen Sie die Gesamtkosten: Abo, Geräte, Schulung und die Zeit für die Einrichtung.
Die wesentlichen Funktionen
- Tischreservierung im Saalplan, mit belegten und freien Tischen je Zeitfenster.
- Digitale QR-Speisekarte, verknüpft mit Rezepturen, Portionsgewichten und Wareneinsatz.
- Bestellungen am Tisch, die an die Küche weitergegeben werden.
- Bestände je Zutat, gegen die Rezepturen gerechnet.
- Schichtzeiterfassung für das Team.
- Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicekraft.
Tabelle: Einzelwerkzeuge gegen ein System für den Betrieb
Viele Betriebe starten mit einem Reservierungsbuch, einer Chatgruppe für die Schichten und einer Tabelle für den Lagerbestand. Die Tabelle vergleicht beides nach den Kriterien, die Sie im Service spüren.
Einzelwerkzeuge gegen ein System für den Gastbetrieb
| Kriterium | Einzelwerkzeuge | Ein System für den Gastbetrieb |
|---|---|---|
| Reservierungen | Buch am Empfang und Nachrichten am Telefon | Saalplan mit den belegten Tischen |
| Karte | Gedruckte Karte, bei jeder Preisänderung neu gedruckt | QR-Speisekarte, verknüpft mit der Rezeptur |
| Bestellung | Handgeschriebener Zettel, der in die Küche getragen wird | Bestellung läuft aus der Anwendung in die Küche |
| Bestand | Inventur in einer Tabelle, einmal im Monat | Bestände je Zutat in derselben Anwendung |
| Auswertungen | Zahlen von Hand aus dem Kassenbericht zusammengerechnet | Umsatz pro Tag, pro Gericht und pro Servicekraft |
Was Gastbetriebe in Deutschland beachten müssen
- Für Barzahlungen brauchen Sie eine zertifizierte Registrierkasse mit TSE (technische Sicherheitseinrichtung). 4restaurants.net ist keine Registrierkasse und ersetzt weder Kasse noch TSE.
- Die 14 Hauptallergene müssen bei unverpackten Speisen angegeben werden (Verordnung (EU) Nr. 1169/2011, Art. 44).
- Gastbetriebe sichern ihre Abläufe nach HACCP-Grundsätzen (Verordnung (EG) Nr. 852/2004).
- Für Speisen gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz, für Getränke gelten andere Regeln. Die Zuordnung klärt Ihre Steuerberatung.
- Digitale Aufzeichnungen müssen nach den GoBD nachvollziehbar und unveränderbar sein und auf Verlangen lesbar vorliegen.
- Preise auf der Speisekarte sind als Endpreise anzugeben (Preisangabenverordnung).
- Für Beschäftigte gilt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Umsetzung in Ihrem Betrieb klärt Ihre Arbeitsrechtsberatung.
Worauf es je nach Betriebsart ankommt
- Restaurant: Saalplan, reservierte Tische und Bestellungen an die Küche.
- Café: übersichtliche Karte mit Rezeptur je Getränk und Kuchen.
- Bar: Ausschankmengen in der Rezeptur und Bestände für Spirituosen und Wein.
- Pizzeria: QR-Karte, Rezeptur je Pizza und Bestellungen an die Küche.
- Bistro oder Catering: Rezepturen mit Portionsgewicht und Wareneinsatz je Gericht.
Praxisbeispiel
Beispiel: ein Bistro mit 60 Plätzen und acht Beschäftigten. Früher standen die Reservierungen im Buch und die Bestellungen auf Papierzetteln. Heute nimmt die Servicekraft die Bestellung in der Anwendung auf, und am Tagesabschluss zeigt die Auswertung Umsatz pro Tag, Gericht und Servicekraft.
Messen Sie selbst nach: die Zeit von der Bestellaufnahme bis zur Übergabe an die Küche, vor und nach dem Wechsel. Über einige Abende ergibt das eine Zahl aus Ihrem Betrieb.
Typische Fehler
- Sie kaufen ein System nur für die Kasse und führen die Reservierungen im Buch weiter. Beides passt dann nie zusammen.
- Sie erwarten, dass die Software den Kassenbon ersetzt, und merken es erst bei der Bezahlung.
- Sie erfassen keine Rezepturen mit Gewicht, sodass der Wareneinsatz eine Schätzung bleibt.
- Sie ignorieren die Schichtzeiterfassung, obwohl Personalkosten zu den größten Posten zählen.
- Sie entscheiden, ohne einen vollen Abend gesehen zu haben, also genau dann, wenn es am wichtigsten ist.
Wie 4restaurants.net hilft
- Reservierungen, Saalplan, Bestellungen, Lagerbestand und Schichtzeiten in einer Anwendung.
- Die QR-Karte beruht auf Rezepturen mit Gewichten, aus denen der Wareneinsatz berechnet wird.
- Bestellungen vom Tisch erreichen die Küche aus derselben Anwendung.
- Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicekraft beruhen auf den erfassten Bestellungen.
- Schichtzeiten und Auswertungen stehen im selben Konto, damit Personal- und Umsatzzahlen zusammenpassen.