Inventur und Schwund im Gastbetrieb: So behalten Sie den Lagerbestand im Griff
Im Gastbetrieb geht Geld selten auf einmal verloren, sondern Portion für Portion. Die Differenz zwischen dem Verbrauch laut Rezeptur und dem tatsächlichen Verbrauch nennt man Schwund. Dieser Ratgeber zeigt die Formel, ein Zahlenbeispiel, die Schwundarten und die Zählintervalle je Bereich.
So behalten Sie den Lagerbestand im Griff (kurz gefasst)
- Erfassen Sie jeden Wareneingang mit Menge, Preis und Charge am Tag der Anlieferung.
- Führen Sie für jedes Gericht eine Rezeptur mit Gewichten.
- Erfassen Sie Schwund getrennt: Abschreibung, Bruch, Verfall, Stornierungen und Personalverpflegung.
- Zählen Sie je Bereich in eigenem Rhythmus: Bar wöchentlich, Frischware zweimal, Trockenlager monatlich.
- Vergleichen Sie jeden Monat Ist- und Sollverbrauch und prüfen Sie Abweichungen über Ihrer Schwelle, etwa 3 %.
Sollverbrauch gegen Istverbrauch
Der Istverbrauch ergibt sich aus: Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand.
Der Sollverbrauch ergibt sich, wenn Sie jedes verkaufte Gericht mit dem Gewicht aus seiner Rezeptur multiplizieren. Die Differenz ist der Schwund, den niemand sieht.
Beispiel an der Bar: Sie beginnen mit 12 Flaschen Whisky à 0,7 l (8,4 l), erhalten 6 Flaschen (4,2 l) und zählen am Ende 5 volle Flaschen und 0,3 l (3,8 l). Der Istverbrauch ist 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 l.
168 Portionen à 50 ml ergeben 8,4 l Sollverbrauch. Die Abweichung von 0,4 l entspricht 8 verlorenen Portionen. Bei beispielhaft 4,00 € je Portion sind das 32,00 € bei einem einzigen Produkt.
Tabelle: Schwundarten und wo Sie sie erfassen
Schwund im Gastbetrieb mit einem Beispiel und dem passenden Beleg
| Schwundart | Konkretes Beispiel | Wo Sie sie erfassen |
|---|---|---|
| Verarbeitungsverlust | Putzen von Gemüse, Parieren von Fleisch | In der Rezeptur, als Ausbeute aus Ihrer Küche |
| Verfall | Milchprodukte, die nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum übrig bleiben | Abschreibungsbeleg mit Charge und Menge |
| Bruch und Beschädigung | Eine Flasche, die hinter der Bar herunterfällt | Abschreibungsbeleg zum Einkaufswert |
| Stornierte oder zurückgegebene Bestellung | Gericht, das zurück in die Küche geht | Grund der Stornierung, in Ihren Aufzeichnungen festgehalten |
| Personalverpflegung | Das Mittagessen des Teams vor der Öffnung | Eigenverbrauch, getrennt von den Umsätzen |
| Freigaben für Gäste | Ein Dessert nach einer Beschwerde | Kulanzleistung, vom Betriebsleiter freigegeben |
Tabelle: Wie oft Sie zählen sollten
Zählintervalle je Bereich in einem Gastbetrieb mit Küche und Bar
| Bereich | Intervall | Warum |
|---|---|---|
| Bar (Spirituosen, Getränke) | Wöchentlich | Hoher Wert je Einheit und starke Schwankung |
| Frischware (Fleisch, Fisch, Milchprodukte) | Zweimal pro Woche | Gefahr von Verderb und Fehlbestellungen |
| Trockenlager (Mehl, Nudeln, Konserven) | Monatlich | Langsamer Umschlag und wenige Verluste |
| Vollinventur mit Bewertung | Monatlich, zum Jahresende zusätzlich | Grundlage des Monatsergebnisses und Pflicht zum Jahresabschluss |
Was die gesetzlichen Vorgaben verlangen
- Für den Jahresabschluss ist eine Inventur vorgeschrieben. Die Bewertung klärt Ihre Steuerberatung.
- Sie müssen nachvollziehen können, von welchem Lieferanten jede Charge stammt (Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Art. 18).
- HACCP-gestützte Abläufe verlangen Aufzeichnungen zu Temperaturen und Verbrauchsdaten (Verordnung (EG) Nr. 852/2004).
- FEFO (first expired, first out) ist ein bewährtes Verfahren: Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht.
- Digitale Bestandsaufzeichnungen müssen auf Verlangen der Finanzbehörde lesbar vorgelegt werden können (GoBD).
Typische Fehler
- Sie zählen die Bar nur einmal im Monat. Bis Sie eine Abweichung sehen, sind 30 Tage Belege verloren.
- Sie erfassen die Personalverpflegung nicht, deshalb erscheint sie als unerklärter Verlust.
- Sie zählen angebrochene Flaschen als voll oder leer, statt den Rest zu schätzen.
- Sie nehmen Ware an, ohne Menge und Gewicht zu prüfen, und finden später einen Fehlbestand.
- Sie vergleichen nur den Gesamtwert des Lagers, nicht den Verbrauch je Artikel. Eine Abweichung von 8 % bei einem Produkt verschwindet im Durchschnitt.
Wie 4restaurants.net hilft
- Die Bestände je Zutat stehen in derselben Anwendung wie Rezepturen und Bestellungen.
- Jedes Gericht hat seine Rezeptur, und die Auswertungen pro Gericht zeigen, was verkauft wurde.
- Auswertungen pro Tag, pro Gericht und pro Servicekraft liefern die Verkaufszahlen für den Vergleich.
- Die Bestände je Zutat zeigen, was knapp wird und nachbestellt werden muss.
- Lieferant, Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum halten Sie zusammen mit den Wareneingangsbelegen fest.