Inventario y mermas en el restaurante: cómo mantener el stock bajo control
En un restaurante el dinero no se pierde de una vez, sino en porciones de 30 gramos. La diferencia entre lo que debió consumirse según las recetas y lo que realmente se consumió es la variación. Esta guía explica cómo mantener el stock bajo control: la fórmula, un ejemplo con números, los tipos de merma y cada cuánto contar cada área.
Cómo mantener el stock bajo control (respuesta corta)
- Registre cada entrada de mercadería con cantidad, precio y lote, el mismo día en que llega al local.
- Tenga una ficha técnica con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Anote por separado las mermas: bajas, roturas, caducidad, comandas anuladas y comidas del personal.
- Cuente por áreas, con frecuencias distintas: barra cada semana, perecibles dos veces por semana, bodega seca cada mes.
- Compare cada mes el consumo real con el teórico e investigue cualquier variación superior a 3%.
Consumo teórico frente a consumo real
La fórmula del consumo real es sencilla: inventario inicial + compras − inventario final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada producto vendido por el gramaje de su receta. La diferencia entre ambos es la variación: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en la barra: empezó el mes con 12 botellas de whisky de 0.7 L (8.4 L), recibió 6 botellas (4.2 L) y terminó con 5 botellas llenas más 0.3 L (3.8 L). El consumo real es 8.4 + 4.2 − 3.8 = 8.8 L.
Cuente los tragos vendidos: 168 tragos de 50 ml equivalen a 8.4 L de consumo teórico. La variación es de 0.4 L, es decir, 8 porciones perdidas. A USD 4.00 por trago, son USD 32.00 en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de merma y dónde se registran
Mermas de un restaurante, con un ejemplo concreto y el documento que corresponde
| Tipo de merma | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras, porcionado de carne | En la ficha técnica, como rendimiento medido en su cocina |
| Caducidad | Lácteos que no se usaron antes de la fecha de consumo | Nota de baja, con lote y cantidad |
| Rotura y deterioro | Una botella que se cae en la barra | Nota de baja, al valor de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Un plato devuelto a la cocina | El motivo de la anulación, anotado en el registro del local |
| Comida del personal | El almuerzo del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Cortesías a clientes | Un postre ofrecido tras un reclamo | Consumo promocional, aprobado por el gerente |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia del conteo por área, en un restaurante con cocina y barra
| Área | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Valor alto por unidad y variación alta |
| Perecibles (carne, pescado, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de caducidad y de pedidos equivocados |
| Bodega seca (harina, pastas, enlatados) | Mensual | Rotación lenta, pérdidas poco frecuentes |
| Inventario completo, valorizado | Mensual, más la valorización al cierre del año | Base del resultado del mes y dato que necesita la contabilidad al cierre del año |
Lo que dice la normativa
- La valorización del inventario al cierre del año forma parte de la contabilidad: consulte con su contador el método que corresponde a su local.
- Conviene poder identificar el proveedor y el lote de cada entrada, para retirar a tiempo un producto si hace falta.
- Los procedimientos de manipulación de alimentos piden registrar temperaturas y fechas de consumo. Revise con la autoridad sanitaria de su municipio qué aplica a su local.
- La rotación FEFO —lo primero que caduca, lo primero que sale— es la regla práctica para respetar las fechas de consumo.
- Guarde las facturas de compra con sus registros contables, como lo pida su contador o la normativa del SRI.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez al mes: para cuando detecta la variación, ya perdió 30 días de evidencia.
- No registrar la comida del personal, que así aparece como una pérdida inexplicable en el reporte.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en vez de estimar lo que queda.
- Recibir mercadería sin pesarla y encontrar al inventario un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock y no el consumo por producto: una variación de 8% en un solo producto se pierde en el promedio.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock de los ingredientes están en la misma aplicación que las recetas y las comandas.
- Cada plato tiene su ficha técnica, y los reportes por plato muestran qué se vendió.
- Los reportes por día, por plato y por mesero muestran las ventas, para compararlas con lo que salió del stock.
- Los niveles de stock por ingrediente le ayudan a decidir qué hay que volver a comprar.
- La trazabilidad (proveedor, lote y fecha de consumo) se guarda en el registro del local, junto con los documentos de entrada.