¿Qué programa usan los restaurantes para gestionar las reservas?
Los restaurantes usan un módulo de reservas ligado al plano de sala, no un simple calendario. La diferencia práctica: un calendario le dice que vienen 25 personas a las 20:00; el plano de sala le dice que no tiene ninguna mesa libre para seis a esa hora.
Respuesta breve
- Los restaurantes usan un módulo de reservas con plano de sala, que asigna cada reserva a una mesa concreta y no solo a un número de plazas.
- El programa guarda las reservas en una sola lista, que se consulta desde la misma aplicación.
- Cada reserva queda anotada con fecha, hora, número de personas y mesa asignada, para que la sala se organice sin hojas aparte.
- La confirmación al cliente la hace su equipo por teléfono, como hasta ahora.
- Los datos de contacto de una reserva son datos personales: se usan solo para gestionarla y se tratan conforme al RGPD.
Qué debe hacer el programa
- Mostrar el plano de sala, con las mesas libres y reservadas en cada franja horaria.
- Permitirle elegir una mesa del tamaño adecuado, para no bloquear una mesa de seis con dos comensales.
- Mostrar las reservas por día y por franja horaria, para planificar el servicio.
- Permitir anotar los cambios de última hora, como un retraso o una cancelación, en la propia reserva.
- Mostrar con claridad la política de cancelación antes de confirmar, si la tiene.
- Estar en la misma aplicación que la carta y las comandas, para que la recepción no trabaje en dos sitios.
Qué dice la normativa
- Nombre, teléfono y correo electrónico de una reserva son datos personales: se tratan conforme al RGPD y a la LOPDGDD, y solo se conservan el tiempo necesario.
- Un recordatorio de una reserva existente no es publicidad. Las comunicaciones comerciales requieren un consentimiento específico.
- La política de cancelación debe comunicarse antes de confirmar la reserva, conforme a la normativa de consumo.
Ejemplo práctico
Ejemplo hipotético: un viernes por la noche, un restaurante de 60 cubiertos tiene 25 reservas, y algunos clientes no se presentan. Cada mesa vacía son plazas que ya no puede vender. Calcule la pérdida con sus cifras: el número de mesas vacías, multiplicado por el ticket medio.
Una agenda o una libreta no le dice qué mesas quedan libres antes del pico. El plano de sala le muestra de un vistazo qué mesas siguen disponibles.
Errores frecuentes
- Usar una agenda genérica que no sabe nada de mesas ni de su tamaño.
- Llevar las reservas por teléfono en una libreta y las online en otro sitio: las dos nunca cuadran.
- No informar de la política de cancelación antes de confirmar, lo que puede convertirse en un riesgo legal.
- No anotar las reservas que no se cumplieron, así que repite el mismo error con los mismos clientes.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- El plano de sala y las reservas están en la misma aplicación que las comandas del servicio.
- Cada reserva se asigna a una mesa, con su número de personas y su hora.
- Las reservas de cada fecha se pueden consultar en el plano de sala, sala por sala.