Guía: cómo elegir un software de gestión para restaurante en Perú
Un buen software de gestión para restaurante reúne en un solo lugar las reservas, las comandas a cocina, el stock y los turnos del personal. Elegirlo mal deja al local con un cuaderno de reservas, una carta impresa que nadie actualiza y un stock que se cuenta recién a fin de mes. Esta guía explica qué funciones revisar, qué costos comparar y qué conviene pedir por escrito antes de firmar.
Criterios esenciales (respuesta corta)
- Revise que tenga los cuatro módulos básicos: reservas con plano del salón, carta con recetas, comandas a cocina y control de stock.
- Pida una demostración de un sábado con mucho movimiento: reserva, mesa, comanda, cocina, cuenta e informe del día.
- Confirme qué herramientas actuales reemplaza y cuáles se mantienen, como su caja y su sistema de facturación.
- Pida informes por día, por plato y por mozo; sin ellos no puede corregir ni la carta ni los turnos.
- Calcule el costo total: suscripción, equipos del salón y de la cocina, capacitación del equipo y tiempo para cargar la carta.
Funciones esenciales
- Reservas en el plano del salón, con las mesas libres y ocupadas en cada momento.
- Carta digital con código QR, vinculada a las recetas con gramajes y al costo de cada plato.
- Comandas tomadas en mesa y enviadas a la cocina.
- Niveles de stock por ingrediente, contados contra las recetas que los usan.
- Control de turnos para el personal del local.
- Informes de ventas por día, por plato y por mozo.
Tabla: herramientas separadas frente a un software para restaurante
Muchos locales empiezan con un cuaderno de reservas, un grupo de mensajes para los turnos y una hoja de cálculo para el stock. La tabla compara ese método con un sistema único.
Herramientas separadas frente a un software para restaurante
| Criterio | Herramientas separadas | Software para restaurante |
|---|---|---|
| Reservas | Cuaderno en recepción y mensajes por teléfono | Plano del salón con las mesas reservadas |
| La carta | Hoja impresa, que se corrige a mano en cada cambio de precio | Carta digital con QR, vinculada a las recetas |
| La comanda | Papel escrito a mano, llevado físicamente a la cocina | La comanda sale de la aplicación hacia la cocina |
| El stock | Inventario en una hoja de cálculo, una vez al mes | Niveles de stock por ingrediente, en la misma aplicación |
| Los informes | Sumados a mano al cierre del día | Ventas por día, por plato y por mozo |
Lo que debe revisar desde el punto de vista legal
- Los servicios de restaurante están afectos al IGV. Consulte con su contador cómo debe aparecer el precio en la carta, con y sin IGV.
- Los comprobantes de pago se emiten con un sistema autorizado por la administración tributaria (SUNAT). Pregunte a su contador qué sistema le corresponde.
- Los datos de los clientes que se anotan en una reserva son datos personales, de acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales.
- Los precios de la carta deben mostrarse con claridad; la normativa de protección al consumidor, a cargo de Indecopi, lo exige.
- Guarde en formato digital las facturas de compra de insumos y los reportes de ventas durante el plazo que indique su contador.
- Pida por escrito qué incluye la suscripción y en qué plazos se factura.
- Verifique con su contador las obligaciones que corresponden al régimen tributario en el que está inscrito su negocio.
Qué importa según el tipo de local
- Restaurante de salón: plano del salón, mesas reservadas y comandas a cocina.
- Cafetería: carta corta, con receta para cada bebida y cada postre, e informes por día y por plato.
- Barra: gramaje de cada trago en la receta y stock de licores, vinos y cervezas.
- Pizzería: carta con código QR, receta de cada pizza y comandas enviadas a la cocina.
- Catering y patio de comidas: recetas con gramajes por porción y costo de producción de cada plato.
Ejemplo práctico
Ejemplo: un restaurante de 60 comensales y 8 trabajadores. Antes, las reservas estaban en un cuaderno y las comandas se anotaban a mano y se llevaban a la cocina. Con un sistema único, el mozo registra la comanda en la aplicación y, al cierre, el informe muestra las ventas por día, por plato y por mozo.
Mida usted mismo el tiempo entre tomar la comanda y enviarla a la cocina, antes y después del cambio. Anótelo durante algunas noches, para tener una cifra de su local y no una cifra de publicidad.
Errores frecuentes
- Comprar un sistema solo para cobrar y seguir anotando las reservas en un cuaderno: nunca coinciden.
- Elegir una solución sin recetas con gramajes, de modo que el costo de los platos queda como una estimación.
- Ignorar los turnos del personal, aunque el sueldo sea uno de los costos más altos del restaurante.
- Decidir por el precio de la suscripción sin listar los módulos que necesita.
- Decidir sin ver una noche con mucho movimiento, justo cuando el sistema más se pone a prueba.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Reservas, plano del salón, comandas, stock y turnos están en la misma aplicación.
- La carta digital con QR se basa en las recetas con gramajes, de donde sale el costo de producción.
- La comanda tomada por el mozo llega a la cocina desde la misma aplicación.
- Los informes por día, por plato y por mozo se basan en las ventas registradas en la aplicación.
- El stock por ingrediente se contrasta con las recetas que lo utilizan.