Inventario y merma en el restaurante: cómo mantener el stock bajo control
En un restaurante, la plata no se pierde de una sola vez: se pierde en porciones de 30 gramos. La diferencia entre lo que debió consumirse según las recetas y lo que realmente se consumió es la merma. Esta guía muestra cómo controlar el stock: la fórmula, un ejemplo numérico, los tipos de pérdida y cada cuánto contar cada área.
Cómo mantener el stock bajo control (respuesta corta)
- Registre cada entrada de mercadería con cantidad, precio y lote, el mismo día en que llega al local.
- Tenga una ficha de receta con gramajes para cada plato, para saber qué consume cada venta.
- Anote aparte las pérdidas: bajas, roturas, vencimientos, comandas anuladas y comidas del personal.
- Cuente cada área con su frecuencia: barra cada semana, perecibles dos veces por semana y almacén seco cada mes.
- Compare cada mes el consumo real con el teórico e investigue cualquier merma por encima del umbral que usted fije, por ejemplo 3%.
Consumo teórico frente a consumo real
La fórmula del consumo real es simple: stock inicial + compras − stock final = consumo real.
El consumo teórico se obtiene multiplicando cada producto vendido por el gramaje de su ficha. La diferencia entre ambos es la merma: la pérdida que nadie ve.
Ejemplo en barra: al empezar el mes tenía 12 botellas de whisky de 0,7 L (8,4 L), recibió 6 botellas (4,2 L) y quedaron 5 botellas llenas más 0,3 L (3,8 L). El consumo real es 8,4 + 4,2 − 3,8 = 8,8 L.
Cuente las porciones vendidas: 168 tragos de 50 ml equivalen a 8,4 L de consumo teórico. La merma es 0,4 L, es decir, 8 tragos perdidos. A S/ 12,00 el trago, son S/ 96,00 en un solo producto, y la pérdida se suma en todos los productos de la barra.
Tabla: tipos de pérdida y dónde se registran
Pérdidas en un restaurante, con un ejemplo concreto y el documento que corresponde
| Tipo de pérdida | Ejemplo concreto | Dónde se registra |
|---|---|---|
| Merma técnica | Limpieza de verduras, corte de carne | En la ficha de receta, como rendimiento medido en su cocina |
| Vencimiento | Lácteos sin usar hasta la fecha de vencimiento | Nota de baja, con lote y cantidad |
| Rotura y deterioro | Una botella caída en la barra | Nota de baja, al costo de compra |
| Comanda anulada o devuelta | Un plato devuelto a la cocina | El motivo de la anulación, anotado en los registros del local |
| Comida del personal | El almuerzo del equipo antes de abrir | Consumo interno, separado de las ventas |
| Cortesías a clientes | Un postre ofrecido tras un reclamo | Consumo promocional, aprobado por el administrador |
Tabla: cada cuánto contar el inventario
Frecuencia del conteo por área, en un restaurante con cocina y barra
| Área | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Barra (licores, bebidas) | Semanal | Alto valor por unidad y mucha variación |
| Perecibles (carnes, pescados, lácteos) | Dos veces por semana | Riesgo de vencimiento y de pedido equivocado |
| Almacén seco (harinas, pastas, conservas) | Mensual | Rotación lenta, pocas pérdidas |
| Inventario completo, valorizado | Mensual, con un cierre anual que defina su contador | Base del resultado del mes; su contador le indica la exigencia del cierre anual |
Lo que dice la normativa
- El cierre contable exige valorizar las existencias; el método lo define su contador según el régimen de su negocio.
- Conserve las facturas de compra y los comprobantes de cada entrada de mercadería durante el plazo que indique su contador.
- Para los alimentos, lleve control de temperaturas y fechas de vencimiento, como lo exige la normativa sanitaria aplicable a su local.
- Primero en vencer, primero en salir: es la regla práctica para respetar las fechas de vencimiento.
- Cualquier diferencia de inventario debe poder explicarse con documentos; consulte con su contador cómo tratarla.
Errores frecuentes
- Contar la barra una vez al mes: para cuando detecta la merma, ya perdió 30 días de evidencia.
- No anotar las comidas del personal, que así aparecen como pérdida sin explicación en el informe.
- Contar las botellas abiertas como llenas o vacías, en lugar de estimar lo que queda.
- Recibir mercadería sin pesarla y descubrir después un faltante que nunca llegó al local.
- Comparar solo el valor total del stock y no el consumo por producto: una merma de 8% en un solo producto se diluye en el promedio.
Cómo le ayuda 4restaurants.net
- Los niveles de stock por ingrediente están en la misma aplicación que las recetas y las comandas.
- Cada plato tiene su ficha de receta, y los informes por plato muestran qué se vendió.
- Los informes por día, por plato y por mozo muestran las ventas, para compararlas con lo que salió del stock.
- Los niveles de stock por ingrediente le ayudan a decidir qué todavía hay que comprar.
- El stock de cada ingrediente se cuenta contra las recetas que lo usan.